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SWB 6.64 - Mischen RA-Buch

Mischen RA-Buch

LDS Zusatzprogramm 6.64
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INHALT:

A. Allgemeines
B. Auslagern der Daten auf der Filiale
C. Einlesen in der Zentrale
D. Einsatz zusammen mit SWB 8.52 "Stammdatenabgleich"
E. Problembehebung



A. Allgemeines
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1. Für den Einsatz des Moduls ist es notwendig die Rechnungs-
nummern von Filiale(n) und Zentrale getrennt zu halten.

Jede Filiale und auch die Zentrale benötigt einen EIGENEN
getrennten Nummernkreis, wobei die Zentrale den Nummernkreis
mit den höchsten Ziffern haben muß (so wird beim Einlesen ein
automatisches Angleichen des Nummernkreises der Zentrale
verhindert).

2. Importierte Rechnungen dürfen auf keinen Fall mit dem Programm
PA2100.dll (Auftragsbearbeitung) aufgerufen werden!

3. Bitte beachten Sie, daß Rechnungen, in denen keine Kostenstelle
angegeben wurde ebenfalls im Fehlerprotokoll der Kostenstellen-
prüfung (s.u.) erscheinen! Eine Übergabe an die Zentrale ist
dennoch möglich.

4. Mit dem Programm Check030.dll kann man die importierten und durch
das RA-Buch gelaufenen Rechnungen wieder entfernen.

ACHTUNG ! Dieses Programm bitte nicht nach dem Import und vor
dem RA-Buch starten, da sonst die importierten Rechnungen
vorzeitig entfernt sind.


5. Falls Sie Notebooks verwenden, auf denen Stapelaufträge erfasst
werden aber keine Rechnungen geschrieben werden, dann müssen auf
diesen ebenfalls die LDS-Programme installiert werden.
Andernfalls erscheint beim Import von Stapelaufträgen evtl. die
Meldung "Der Datenträger enthält keine exportierten Stapelaufträge".



B. Auslagern der Daten auf der Filiale
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Im Programm PA2400 wird vor Druck Rechnungsausgangsbuch das
Auslagern der Rechnungsdateien (A10210/A10212/A10110) in ein
vorgebbares Verzeichnis ermöglicht. Die Dateien aus diesem
Verzeichnis müssen an die Zentrale übergeben werden.

Es werden nur die im RA-Buch berücksichtigten Vorgänge und die
dort benannten Kunden kopiert.

Zudem wird vor dem RA-Buch-Druck ein Protokoll der Rechnungen
mit ungültiger Kostenstellennr. gedruckt.

Der Druck des Protokolls kann mit dem Formular 001 "RA-Fehlerproto-
koll" in der Bibliothek "RA-Fehlerprotokoll" frei gestaltet werden.
Dafür stehen alle Felder des RA-Buch-Formulares zur Verfügung.

Vor dem Druck des Rechnungsausgangsbuchs in der Filiale
wird geprüft, ob eine der auszulagernden Dateien auf dem angegebenen
Pfad schon vorhanden ist. Wenn ja, dann wird dies gemeldet und das
Programm beendet.

Nach Auslagerung der Dateien an die Zentrale sollte in der
Filiale das Rechnungsausgangsbuch gedruckt und Statistiken
angelegt werden.

Evtl. in der Rechnung erfasste Chargendaten werden nicht an die
Zentrale übergeben.




C. Einlesen in der Zentrale
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Die Rechnungsausgangsbücher der einzelnen Filialen werden auf der
Zentrale mit dem Programm LD2400 eingelesen.

Nach Programmstart wird das Laufwerk abgefragt auf welchem sich
die Dateien A10210/A10212/A10110 befinden, außerdem wird nach
Rechnungsnummer bzw. Rechnungsdatum selektiert.

Aus den einzulesenden Rechnungsdateien
A10210/A10212/A10210S/A10110/010100
werden folgende Vorgänge übernommen:
- Rechnungen
- Direktrechnungen
- Sammelrechnungen
- Gutschriften
- Stornorechnungen
- Nicht vorhandene Kundenstammdaten werden mit den
Debitorenstammdaten übernommen

In jedem Fall wird vorausgesetzt daß die Rechnungen in der
Filiale bereits gedruckt wurden, und sowohl Zentrale als auch
Filiale über denselben Stammdatenbestand verfügt.

Auf dem Zentralrechner erfolgt der Druck des gemischten RA-Buchs
sowie die Übergabe an die Fibu und der Statistiklauf.
Es wird der Buchungskreis aus dem Vorgangskopf verwendet.


Der Druck des RA-Buches in der Zentrale erfolgt nur korrekt, wenn
das System erkennt, daß es sich bei dem aktuellen Mandanten um
den Zentral-Mandanten handelt. Zur Kennzeichnung des Zentral-
mandanten dient die Datei ZENTRALE, die in den zugehörigen
Mandanten-Datenpfad eingespielt werden muß. In den Filialen
sollte diese Datei nicht vorhanden sein.

Folgende Daten werden NICHT in die Zentrale übernommen:
- Zusatzdokumenten des Kunden
- Zusatzdokumente der Rechnung
- Zusatzdaten (=Extradaten) der Rechnung
- Abweichende Lieferadresse der Rechnung
- Chargendaten der Rechnung

Die importieren Rechnungen gehen erst beim Druck des RA-Buchs
mit FiBu-Übergaben in das Obligo der Zentrale ein.


D. Einsatz zusammen mit SWB 8.52 "Stammdatenabgleich"
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Falls Sie dieses Zusatzprogramm 6.64 "Mischen RA-Buch" zusammen mit
dem LDS Zusatzprogramm 8.52 "Stammdatenabgleich" einsetzen möchten,
beachten Sie bitte folgendes:

- Das Zusazprogramm 6.64 importiert zusammen mit den Rechnungen auch
neu in der Filiale angelegte Kunden. Eine weitere Pflege dieser
Kundendaten (z.B. Adressänderungen die in der Filiale durchgeführt
werden) erfolgt durch das Programm nicht. Solche Änderungen können
entweder manuell in der Zentrale nachgetragen werden oder z.B. mit
dem LDS-Zusatzprogramm 8.52 "Stammdatenabgleich" aus der Filiale
übertragen werden.

- Vor dem Einlesen der neuen Rechnungsdaten aus der Filiale sollte der
Abgleich der Stammdaten erfolgen.



E. Problembehebung
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- Fehler 86 beim Einlesen in der Zentrale

Mögliche Ursachen:

- Die Nummernkreise der Zentrale und der einzelnen Filialen
überschneiden sich.
Lösung: Halten Sie die Nummernkreise getrennt

- Datenfehler (z.B. doppelte Schlüsseleinträge) in den
Filial- bzw. Zentraldaten.
Lösung: Datendiagnose und Datenintegritätsprüfung durchführen

- Die Dateien die gerade importiert werden sollen wurden bereits
früher importiert.
Lösung: Die Daten sind schon eingelesen, eine nochmalige
Übernahme ist nicht nötig und nicht möglich.


- Warnmeldung "Datei A10164.VDT nicht gefunden." beim Auslagern
der Daten

Hierbei handelt es sich lediglich um eine Warnung. Das Programm
geht in der aktuellen Version davon aus, daß auch Handels-
Stücklisten eingesetzt werden. Ist dies nicht der Fall, dann
existiert die genannte Datei nicht und das Programm gibt
folglich die Warnung aus.

Wenn Sie tatsächlich keine Handelsstücklisten einsetzten, dann
können Sie die Meldung ignorieren.

Wenn Sie mit Handelsstücklisten arbeiten, und dennoch diese
Meldung erhalten, dann kann das Programm nicht auf die Datei
zugreifen. Überprüfen Sie die Netzwerk-Zugriffsrechte.

ACHTUNG ! Es ist unbedingt erforderlich vor JEDEM Datenimport
alle einzulesenden Dateien im Import-Pfad erneut
bereitzustellen!
(Zuerst alle löschen und anschließend alle Kopieren)

Ist das Einlesen nicht korrekt beendet worden oder
sind die zu importierenden Dateien doppelt eingelesen
worden, ist eine Datenrücksicherung mit dem Stand VOR
dem Import durchzuführen und der Import mit erneut
einkopierten Dateien vorzunehmen.