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SWB 8.49 - Anzahlung, Teilzahlung, Schlußrechnung

Anzahlung, Teilzahlung, Schlußrechnung
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LDS Zusatzprogramm 8.49
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1. Voraussetzungen/Grundeinstellung
2. Auftragsbearbeitung
3. Übergabe in die FiBu
4. Einschränkungen/Besonderheiten
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1. Voraussetzungen/Grundeinstellung
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ACHTUNG: Dieses Zusatzprogramm erfordert, dass die Länge der
Artikelnummer mindestens 14 Stellen beträgt (Einstellung
im Mandantenstamm Seite 2)!


Im Artikelstamm müssen Dummy-Artikel angelegt werden; je einen
für jeden eingegebenen Steuercode:

Anzahlung000 H0000000000 Steuercode 000
Anzahlung001 H0000000000 Steuercode 001
.
.
AnzahlungXXX H0000000000 Steuercode XXX


Teilrechnung000 H0000000000 Steuercode 000
Teilrechnung001 H0000000000 Steuercode 001
.
.
TeilrechnungXXX H0000000000 Steuercode XXX



Die Artikel für die Steuercodes 000 bis 099 können auch mit 2-stelligem
Steuercode angelegt werden (z.B. Anzahlung01 oder Teilrechnung01).
Somit können auch die bis zur Version 3.4 bereits angelegten Artikel
mit den 2-stelligen Steuercodes weiterverwendet werden.


Achtung: Die Artikelnummern der Dummy-Artikel müssen exakt
in der oben angegebenen Form geschrieben werden.
Änderungen der Groß/Kleinschreibung oder zusätzliche
Leerzeichen führen zu Fehlern beim Erstellen der
Schlußrechnung !

Die Dummy-Artikel müssen für jeden angelegten
Steuercode eingegeben werden; für nicht belegte
Steuercodes brauchen keine Artikel angelegt zu werden.


2. Auftragsbearbeitung
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Je Auftrag können entweder Anzahlungs-, Teil- und Schlußrechnungen
ODER "normale" Rechnungen verwendet werden. Als normale Rechnungen
werden im folgenden solche Rechnungen bezeichnet, die wie im KHK-
Standard behandelt werden.

Die normalen Rechnungen sind für Aufträge vorgesehen, in denen
keine Anzahlungen/Teilrechnungen durchgeführt werden.

Die Anzahlungs-, Teil- und Schlußrechnungen sind für Aufträge
vorgesehen, in denen Anzahlungen/Teilrechnungen durchgeführt
werden.

Die Verwendung von Anzahlungs-, Teil- und Schlußrechnungen
zusammen mit normalen Rechnungen innerhalb eines Auftrages ist
nicht zulässig; dies wird jedoch vom Programm nicht verhindert;
Sie erhalten lediglich eine Warnmeldung:

- Falls Sie versuchen eine Anzahlungs-, Teil- oder Schlußrechnung
zu einem Auftrag zu erfassen, zu dem bereits mindestens eine
normale Rechnung existiert, dann erhalten Sie eine entsprechende
Warnmeldung.

- Falls Sie versuchen eine normale Rechnung zu einem Auftrag zu
erfassen, zu dem bereits mindestens eine Anzahlungs-, Teil- oder
Schlußrechnung existiert, dann erhalten Sie eine entsprechende
Warnmeldung.

In der Auftragserfassung wird die Rechnung über die Auswahl A,T,S
(Anzahlung, Teilrechnung und Schlußrechnung) oder "normale Rechnung"
gekennzeichnet. Diese Auswahl steht beim Vorgang NEUE RECHNUNG zur
Verfügung. Die Rechnungskennzeichnung

RA = Anzahlungsrechnung,
RT = Teilrechnung,
RS = Schlußrechnung
RG = normale Rechnung

wird im RA-Buch angedruckt. Die Anzahlungsrechnung kann mit
normalen Artikeln oder mit den Dummy-Artikeln: "Anzahlung(00-XX)"
vorgenommen werden.

Wird die Anzahlung/Teilrechnung über die Artikel "AnzahlungXX"
bzw. "TeilrechnungXX" erfaßt, sollten immmer neue Artikelpositionen
mit Rechnungsmenge 1 und Bestellmenge 0 (im Maskenfuß) angelgt
werden (andernfalls können Auswertungen der offenen Aufträge
u.U. verfälscht werden).

Die normalen Rechnungen fließen in die Statistiken und Karteikarten
ein und erzeugen bei der Übernahme in die Finanzbuchhaltung einen
"Offenen Posten".

Die Anzahlungsrechnung fließt nicht in die Statistiken und nicht
in die Karteikarten, jedoch in das RA-Buch und erzeugt bei Übernahme
in die Fibu einen "Offenen Posten".

Die Teilrechnung fließt nicht in Statistiken und nicht in die
Karteikarten, jedoch in das RA-Buch und erzeugt bei der Übernahme
in die Finanzbuchhaltung einen "Offenen Posten".




In der Schlußrechnung wird pro Position die gesamte Liefermenge
berechnet (in Summe ergibt dies den ursprünglichen Auftragswert).
Diese Mengen und die zugehörigen Umsätze fließen in die
Statistiken und die Karteikarten ein. Nach diesen Positionen werden
die Anzahlungsrechnungen über die DUMMY-Artikel "AnzahlungXX"
(XX = Steuercode) abgezogen. Hierzu wird zu jeder Anzahlungs-
rechnung und zu jedem Steuercode in der Anzahlungsrechnung eine
DUMMY-Position mit Menge = -1 und Preis = Summe des Steuercodes
laut Kopfsatz der Anzahlungsrechnung gebildet und in die
Schlußrechnung übernommen.


Die Teilrechnungen werden über die DUMMY-Artikel "TeilrechnungXX"
(XX = Steuercode) abgezogen. Hierzu wird zu jeder Teilrechnung und
zu jedem Steuercode in der Teilrechnung eine DUMMY-Position mit
Menge = -1 und Preis = Summe des Steuercodeses laut Kopfsatz der
Teilrechnung gebildet und in die Schlußrechnung übernommen.




3. Übergabe in die FiBu
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Durch diese Verfahrensweise entsteht ein Rechnungswert, der die
Differenz zwischen Gesamtwert und Anzahlungen sowie Teilrechnungen
darstellt. Dieser Rechnungswert erscheint im RA-Bauch.
Gegebenenfalls wird ein entsprechender "Offener Posten" in die
Fibu übernommen.

Um die Speicherung auf den gleichen "Offen Posten" zu ermöglichen,
kann eine OP-Nummer im Programm PA2100 bei A-/T-/S-Rechnungen
eingegeben werden.


4. Einschränkungen/Besonderheiten
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- Die Verwendung der Stapelabrechnung für Aufträge, in denen die
Anzahlung/Teilrechnung verwendet wird, ist nicht zulässig.

- Die Verwendung von Sammelrechnungen für Aufträge, in denen die
Anzahlung/Teilrechnung verwendet wird, ist nicht zulässig.

- Falls auch Aufträge ohne Anzahlungen/Teilrechnungen durchgeführt
werden, dann verwenden Sie für diese Direktrechnungen und/oder
normale Rechnungen.

- Nur die Schlußrechnung fließt in die erweiterte Vertreterabrechnung ein.

- Beim Erfassen der Schlußrechnung müssen die zu berechnenden Positionen
aus dem zugrunde liegenden Auftrag vorgeschlagen werden.
Wie die zu berechnenden Positionen vorgeschlagen werden, wird in den
"Grundlagen Warenwirtschaft" (Programm PA1000/00000) im Bereich
"21 = Zusammenfassung in Einzelrechnungen" gesteuert. Maßgebend ist
die Einstellung im Feld "01 Zusammenfassung in Einzelrechnung":
Ist dort "Auftrag" eingetragen, werden die zu berechnenden Positionen
korrekt aus dem Auftrag vorgeschlagen.
Ist dort "Frage" eingetragen, muss beim Erstellen der Schlußrechnung die
Rückfrage "Sollen die zu berechnenden Positionen#aus dem zugrunde liegenden
Auftrag vorgeschlagen werden?" unbedingt mit JA beantwortet werden.
Ist dort "Lieferschein" eingetragen, werden die zu berechnenden Positionen aus
dem Lieferschein vorgeschlagen. Diese Einstellung darf NICHT verwendet werden,
da hierdurch unvollständige Schlußrechnungen erzeugt werden.