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SWB 8.52 - Funktion Stammdatenabgleich Filiale- Zentrale


Stammdatenabgleich Filiale-Zentrale

LDS Zusatzprogramm 8.52
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INHALT:
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0. Hinweise zu neuen Versionen
1. Allgemeines/Neuerungen
2. DA1000 Auslagern neuer/geänderter Daten
3. DA2000 Einlesen neuer/geänderter Daten
4. Auslagern/Einlesen Daten mittels Classic Line Batchrecorder
5. Einschränkungen/Besonderheiten
6. Beispiel: Ablauf eines Abgleichs
7. Liste der Tabellenbeschreibungen


0. Hinweise zu neuen Versionen:
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Seit Version 3.4 könnne im Kunden-, Lieferanten- und Artikelstamm
Zusatzdokumente erfasst werden. Diese werden NICHT übertragen!



1. Allgemeines/Neuerungen
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1.1 Allgemeines
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Damit die Datenübermittlung reibungslos funktioniert, beachten Sie
bitte folgende Punkte:

- Bevor eine neuere Programmversion eingespielt wird, ist es
erforderlich, dass die Daten abgeglichen werden. Dies gilt
immer dann, wenn seitens Sage Konvertierungen an den Stammdaten
erfolgen. Bei einem solchen Versionswechsel wird der Abgleich
automatisch zurückgesetzt, d.h. das Programm verhält sich so,
als ob alle Änderungen bereits übertragen wurden; unabhängig
davon, ob die Änderungen tatsächlich übertragen wurden. In der
Regel ist dies bei Änderung der Versionsnummer seitens Sage der
Fall; dies ist insbesondere oftmals auch bei Einspielen des
Jahreswechselupdates gegeben!


- Das Programm setzt voraus, daß die Grundeinstellungen des
Mandantenstamms in Filiale und Zentrale gleich sind. Dies sind
insbesondere auch alle Einstellungen, die sich auf das Format der
Artikel-/Stücklistennummer, die Währungen und Brutto-/Nettopreis-
ermittlung beziehen.
An einfachsten erreichen Sie dies wenn zunächst in Filiale und
Zentrale ein einheitlicher Datenbestand vorliegt (dies kann z.B.
durch Einspielen einer Datensicherung der Zentrale in der Filiale
erreicht werden; dabei gehen Daten, die in der Filiale bereits
eingegeben sind verloren).

Insbesondere ist es erforderlich, dass die Mandanten die
untereinander abgeglichen werden jeweils immer von der selben
Version der Classic Line bearbeitet werden.

- Das Abgleichen der Daten sollte periodisch stattfinden, z.B.
einmal pro Woche. Die in der Zentrale ausgelagerten Dateien
werden z.B. per Diskette, Datenfernübertragung, E-Mail, FTP,...
in die Filiale transportiert. Gleichzeitig werden die in der
Filiale ausgelagerten Dateien in die Zentrale transportiert.
In der Filiale werden die Dateien der Zentrale und in der
Zentrale die Dateien der Filiale eingelesen.

- Bei jedem Export aus der Filiale (bzw. Zentrale) werden nur die
seit dem letzten Export veränderten oder neuen Daten übertragen.
Deshalb muß jeder exportierte Datenbestand aus der Filiale auch
in der Zentrale eingelesen werden (und umgekehrt); andernfalls
fehlen diese Daten in der Zentrale (bzw. Filiale). Solche Daten
sollten ggf. manuell nachgepflegt werden.

- Nicht zulässig ist das Verändern des gleichen Datensatzes in der
Zentrale und der Filiale ohne daß zwischendurch ein Datenabgleich
stattfindet! Beispiel: In der Zentrale wird der Matchcode von
Artikel 1 geändert in "Diverse Kleinteile". Zur gleichen Zeit
wird in der Filiale der Matchcode von Artikel 1 geändert in
"Kleinteile (diverse)". Nach dem nächsten gegenseitigen Daten-
abgleich steht in der Zentrale im Matchcode des Artikels 1
"Kleinteile (diverse)" und in der Filiale "Diverse Kleinteile";
d.h. die Änderungen sind gegeneinander vertauscht



1.2 Neuerungen
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- Importprotokoll
In den Programmversionen am dem 15.12.2003 wird beim Einlesen
ein Protokoll der ausgeführten Änderungen ausgedruckt.

- Einstellungsdatei für den automatischen Ablauf
In den Programmversionen ab dem 20.05.2003 wurde der Name
der Einstellungsdateien für den automatischen Ablauf geändert
(s.u.). Wenn Sie noch eine alte Einstellungsdatei (auch aus
der Version 2.x) besitzen und diese weiterverwenden möchten,
dann reicht es aus diese umzubenennen.

- Auswahl der Verzeichnisse zum Auslagern und Einlesen
In den Programmversionen ab dem 20.05.2003 können
die Pfade zum Auslagern und Einlesen mit F2 ausgewählt werden.

- Vorgabewerte für manuelles Auslagern und Einlesen
In den Programmversionen ab dem 20.05.2003 werden die Pfad-
vorgaben für den manuellen Aufruf des Auslagern und Einlesen
im Mandantenpfad gespeichert (nicht mehr im User-Pfad). Die
zuletzt verwendeten Pfade werden automatisch gespeichert.

- Recentliste für Export- und Importpfad
Ab Version 4.1 wird bei den Eingabefeldern für den Export- und
den Import-Pfad eine Recentliste geführt, so dass zuvor verwendete
Pfade mit F12 wieder in das Eingabefeld übernommen werden können.

- Informationsanzeige für Import- und Export-Pfade
Ab Version 4.1 werden beim Export (Auslagern) Informationen zum
letzten Export und über den Inhalt des Export-Pfades angzeigt.
Beim Import (Einlagern) Informationen zum letzten Import und über
den Inhalt des Import-Pfades angzeigt. Falls die Daten im Import-
Pfad bereits einmal eingelesen wurden, dann wird zusätzlich
angezeigt an welchem Datum und in welchen Mandant die Daten beim
letzten Import eingelesen wurden.


2. DA1000 Auslagern neuer/geänderter Daten
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Nach Programmstart wird zunächst eine Kurzinformation über
den letzten Export sowie das gewählte Exportverzeichnis
angezeigt. Das Programm fragt dann nach dem Verzeichnis,
in das die Daten ausgelagert werden sollen. Für dieses
Eingabefeld wird eine Recentliste geführt, so dass zuvor
verwendete Verzeichnisse mit F12 wieder ausgewählt werden
können. Es darf NICHT das Datenverzeichnis des aktuellen
Mandanten für den Import gewählt werden! Dieser Verzeichnisname
wird vom Programm automatisch in der Datei Swb852.INI im
Mandantenpfad zwischengespeichert und beim nächsten
Programmaufruf wieder vorgegeben.

Das Programm legt bei erstmaligem Aufruf Kopien der folgenden
Dateien im Datenverzeichnis des aktuellen Mandanten an:

A10110 = Kundenstamm Kopie = V10110
A10110L8 = Kundenstamm Zusatz Kopie = V10110L8
010100 = Kundenkonto Kopie = V10100
A10120 = Lieferantenstamm Kopie = V10120
A10120L8 = Lieferanten Zusatz Kopie = V10120L8
A10122 = Lieferantenkonditionen Kopie = V10122
A10123P = Lieferantenstamm PLZ/Ort für Postfach Kopie = V10123p
AEG1000B = Lieferantenmerkmale Intrastat Kopie = VEG1000B

010200 = Lieferantenkonto Kopie = V10200
A10130 = Artikelstamm Kopie = V10130
A10130L8 = Artikelstamm Zusatz Kopie = V10130L8
A1013BC2 = Artikelstamm Barcodes Kopie = V1013BC2
A10140 = Sonderkonditionen Kopie = V10140
A10140L8 = Sonderkond. Zusatz Kopie = V10140L8
A10142L8 = Lieferantenrabattstaffeln (SWB 7.42/7.43) Kopie = V10142L8
A10160 = Stückliste Kopie = V10160
A10161 = Stücklistenpos. Kopie = V10161

A10110.MEM = Kundenmemos Kopie = V10110.MEM
A10120.MEM = Lieferantenmemos Kopie = V10120.MEM
A10135.MEM = Artikeltexte Kopie = V10135.MEM
A10164.MEM = Stücklistentexte Kopie = V10164.MEM

Außerdem kopiert es diese Kopien in das angegebene Verzeichnis.

Bei weiteren Aufrufen wird jeder Datensatz in den obigen Dateien
mit dem entsprechenden Datensatz in der Kopie verglichen.
Geänderte und neue Datensätze werden in das angegebene Verzeichnis
übertragen; außerdem werden die Kopien der Dateien aktualisiert.

Im Verzeichnis mit den ausgelagerten Daten wird die Datei V10852LD mit
internen Informationen gespeichert. Diese muß unbedingt zusammen mit den
anderen ausgelagerten Daten an die Filiale bzw. Zentrale übergeben werden.



3. DA2000 Einlesen neuer/geänderter Daten
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- Programmaufruf

Nach Programmstart wird zunächst eine Kurzinformation über
den letzten Import sowie das gewählte Importverzeichnis
angezeigt. Falls die Daten im Import-Pfad bereits einmal
eingelesen wurden, dann wird zusätzlich angezeigt an welchem
Datum und in welchen Mandant die Daten beim letzten Import
eingelesen wurden.

Außerdem wird eine Liste der im EXE-Pfad vorhandenen IMP-Dateien
angezeigt; dies dient nur als Hinweis, dass die abugleichenden
Felder evtl. durch die IMP-Dateien eingeschränkt sind (siehe unten
Punkt 5.2).

Das Programm fragt dann nach den Bereichen, die beachtet werden
sollen (Kunden-, Lieferanten-, Artikeldaten, Preise) und nach dem
Verzeichnis, von dem die Daten eingelesen werden sollen. Für dieses
Eingabefeld wird eine Recentliste geführt, so dass zuvor verwendete
Verzeichnisse mit F12 wieder ausgewählt werden können. Es darf NICHT
das Datenverzeichnis des aktuellen Mandanten für den Export gewählt
werden! Dieser Verzeichnisname wird vom Programm automatisch in der
Datei Swb852.INI im Mandantenpfad zwischengespeichert und beim nächsten
Programmaufruf wieder vorgegeben.

Das Einlesen ist nur möglich, wenn die Version der einzulesenden Daten
zur Version der aktuellen Daten passt. Ist dies nicht der Fall, erscheint
eine entsprechende Fehlermeldung und das Programm wird abgebrochen.


- Unterstützte Dateien

Das Programm aktualisiert dann die Dateien je nach Selektion.

A10110 = Kundenstamm aus V10110
A10110L8 = Kundenstamm Zusatz aus V10110L8
010100 = Kundenkonto aus V10100
A10120 = Lieferantenstamm aus V10120
A10120L8 = Lieferanten Zusatz aus V10120L8
010200 = Lieferantenkonto aus V10200
A10130 = Artikelstamm aus V10130
A10130L8 = Artikelstamm Zusatz aus V10130L8
A1013BC2 = Artikelstamm Barcodes aus V1013BC2
A1013K = ArtikelLieferanten aud V1013K
A10140 = Sonderkonditionen aus V10140
A10140L8 = Sonderkond. Zusatz aus V10140L8
A10160 = Stückliste aus V10160
A10161 = Stücklistenpos. aus V10161
A10110.MEM = Kundenmemos aus V10110.MEM
A10120.MEM = Lieferantenmemos aus V10120.MEM
A10135.MEM = Artikeltexte aus V10135.MEM
A10164.MEM = Stücklistentexte aus V10164.MEM


- Option "Bestand übernehmen"

Die Option "Bestand übernehmen" bewirkt lediglich daß das Feld
"Bestand" im Artikelstamm mit dem Bestand aus der importierten Datei
überschrieben wird. Die Lagerortbestände werden NICHT aktualisiert.
Diese Option sollte somit nur gewählt werden wenn ohne Lagerorte
gearbeitet wird; das Gleiche gilt auch für die LDS - "Freien Lagerorte"
bzw. Größenverwaltung.


- Indexdateien

Beim Einlesen werden automatisch folgende Indexdateien gepflegt:

A10111 = Kundenstamm Index Kurzbezeichnung
A10112 = Kundenstamm Index Ansprechpartner (nur Hauptansprechpartner)
A10113 = Kundenstamm Index Postleitzahl
A10114 = Kundenstamm Index Telefon

A10121 = Lieferantenstamm Index Kurzbezeichnung
A10123 = Lieferantenstamm Index Postleitzahl
A10124 = Lieferantenstamm Index Telefon
A10125 = Lieferantenstamm Index Ansprechpartner

A10131 = Artikelstamm Index Matchcode
A10132 = Artikelstamm Index Hersteller
A1013BC1 = Artikelstamm Index Barcodes

A10162 = Stücklistenstamm Index Matchcode


- Protokolldruck

Nach der Datenübernahme wird ein Protokoll der ausgeführten
Änderungen gedruckt.
Das Formular für den Protokolldruck ist in der Formularbibliothek
Swb852.FRW gespeichert.

Die Feldnamen für den Protokolldruck werden aus den aktuellen
Tabellenbeschreibungen ermittelt (die früher erforderliche
Indexdatei Rp10010a wird nicht mehr benötigt).

- Neu angelegte Datensätze
Neu angelegte Datensätze werden nicht mit allen Einzelfeldern,
sondern nur mit dem zugehörigen Schlüssel aufgeführt.

- Kunden- und Lieferanten- und Herstellernummern
Kunden- und Lieferantennummern, sowie die Herstellernummer werden
in einem abweichenden Format gedruckt:
- ohne ein ggf. eingestelltes Trennzeichen
- diese Nummern sind immer 10-stellig

- Memos und Artikelzusatztexte
Änderungen an Memos und Artikelzusatztexten werden zwar übertragen,
erscheinen aber nicht im Protokoll

- Lieferadressen und Ansprechpartner für Lieferanten
Hier werden jeweils nur Änderungen an den Feldern
01 bis 06 im Protokoll ausgewiesen.

- Stücklistenpositionen
Änderungen an Stücklistenpositionen werden nicht aufgeführt.

- Datei A10142 ("Einkaufs-/Verkaufskonditionen")
Änderungen an der Datei werden als "Neuanlage" ausgewiesen.

- Zahlenwerte mit Nachkommastellen
Bei Zahlenwerte mit Nachkommastellen wird das Dezimaltrennzeichen
(Komma) nicht mit ausgewiesen!
Beispiel: VK 1 im Artikelstamm
Der neue Wert in der Maske im Artikelstamm ist 11,00 EUR
Im Protokoll wird dieser Wert als Zahlenwert 1100 ausgewiesen!


Bewegungsdaten werden nicht übernommen.

Beachten Sie bitte die "Einschränkungen" im Anhang.



4. Auslagern/Einlesen Daten mittels Classic Line Batchrecorder
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Über den Classic Line Batchrecorder kann der Datenabgleich auch
automatisiert ablaufen. Der bisherige automatische Ablauf
über eine Bat-Datei (Uhrzeit.exe) wird nicht mehr unterstützt!

Voraussetzung ist, dass die Datei DA1000A.DEF bzw. DA2000A.DEF
im User-Pfad (z.B. \ClassicLine\dat\user\@cl\DA1000A.DEF)
vorhanden ist. Diese steuert den Programmablauf:

Ist so eine Datei vorhanden, so wird die Selektionsmaske
nicht aufgerufen. Der Importpfad wird aus der ersten Zeile der
Da1000a.DEF bzw. Da2000a.DEF entnommen.

Beispiel: Datei Da1000a.def (im User-Pfad)

C:\Export

Hier wird der Export-Pfad für den automatischen Export (Auslagern)
mit dem Programm Da1000 auf C:\Export festgelegt.


Beispiel: Datei Da2000a.def (im User-Pfad)

C:\Import

Hier wird der Import-Pfad für den automatischen Import (Einlagern)
mit dem Programm Da2000 auf C:\Import festgelegt.


Die Bedienung des Batchrecorders entnehmen Sie bitte der
Dokumentation der Classic Line.



5. Einschränkungen/Besonderheiten
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5.1 Allgemeine Einschränkungen
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- Umfang der übertragenen Daten

Es werden N U R die unter 2. und 3. erwähnten Dateien übernommen
bzw. aktualisiert !!!!

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang daß die in den
Stammdatenprogrammen geführten Daten in mehreren unterschiedlichen
Dateien gespeichert werden. Das bedeutet daß mit diesem Programm
NICHT ein vollständiger Datenbestand übertragen wird.

z.B.: Bei Übernahme der Artikelstammdaten wird NICHT
automatisch der Bestand der Lagerorte Wochen- und Bestelldispo
aktualisiert.

- Datei A1013KAR
Die lieferantenspezifische Artikelrabattstaffel (Datei A1013KAR)
wird NICHT übernommen !!!

- Datei A10142 ("Einkaufs-/Verkaufskonditionen")
Diese Datei wird immer als ganzes übertragen.

Die im Kunden-, Lieferanten- und Artikelstamm eingetragenen Zusatzdokumente
werden NICHT übertragen.


- Ausschliessen von Datenfeldern die nicht übertragen werden sollen

Der Anwender muß von sich aus sicherstellen (z.B. *.Imp-Dateien;
siehe unten Punkt 5.2), daß Feldinhalte (Bestands und Umsatzfelder)
nicht überschrieben werden.

Datenfelder, die Kettanker enthalten, werden vom Programm automatisch
gesondert behandelt und nicht überschrieben.

Bitte entnehmen Sie die zum Export/Import vorgesehenen Felder
den Classic Line Tabellenbeschreibungen. Um welche Tabellenbeschreibungen
es sich im einzelnen handelt ist am Ende dieser Beschreibung aufgelistet.


- Datensicherung

Auf jeden Fall sollte vor einer Datenübernahme eine Datensicherung
durchgeführt werden.

- Datenintegritätsprüfung

Nach Datenübernhame muß unbedingt eine Datenintegritätsprüfung
durchgeführt werden. Bei etwaigen Fehlern MUSS sofort
eine Datenrücksicherung erfolgen.

- Indexdateien
Normalerweise werden die Indexdateien beim Import automatisch
aktualisiert; sollte eine Indexdatei nicht berücksichtigt sein,
dann kann diese mit dem Programm "Datendiagnose" aufgebaut
werden.

- Kunden-/Artikel-/Lieferantenkartei
Karteikarten werden nicht übernommen.

- Debitorenstamm/Kreditorenstamm

Bei den Debitoren (010100) und Kreditoren (010200) werden ausschliesslich
die folgenden Felder aktualisiert :

Bezeichnung
Währungscode
Alte Landeswährung
Bevorzugte Währung
OP-Kennzeichen
ZKD 1
ZKD 2
Vertreternummer
Kennz. Zahlung
Sammelkontokennzeichen



5.2 Einschränken der abzugleichenden Felder
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Über in eine Installationsdatei kann gesteuert werden
welche Felder beim Datenimport übernommen werden sollen.

Bereich Stammdatei Installationsdatei
--------------------------------------------------------
Kundenstammstamm A10110 A10110.IMP
Lieferantenstamm A10120 A10120.IMP
Artikelstamm A10130 A10130.IMP
Kundensonderpreise A10140 A10140.IMP
Stücklistenstamm A10160 A10160.IMP


Die *.IMP - Datei muß im EXE-Pfad erzeugt werden.
Sie enthält die Nummern der Daten-Felder (durch Komma getrennt)
die beim Import übernommen werden.

Dies gilt nicht für die LDS-Zusatzdatei zum Artikelstamm
(A10130L8); hier wird immer der komplette Datensatz übernommen!


Bei noch nicht vorhanden Datensätzen werden immer alle Felder
übernommen.


Fehlt die *.IMP - Datei, so werden alle Felder übernommen.

Die Feldnummer der einzelnen Dateien können den Tabellenbeschreibungen
entnommen werden.

z. B.: Datei A10110.IMP

2,3,4,5,50

Bedeutet: Nur die Felder Name1, Name2, Straße, Ort, PLZ werden
beim Datenimport übernommen (nicht jedoch der Adresszusatz).



6. Beispiel: Ablauf eines Abgleichs
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In diesem Beispiel werden die Stammdaten nur in der Zentrale
geändert; in den Filalen werden lediglich die geänderten
Daten eingelesen.

- Auslagern in der Zentrale
- Aufruf des Programms DA1000
- Angabe des Pfades in dem die auszulagernden Daten
abgelegt werden sollen: z.B.: C:\Export
- Starten des Auslagerns aus der OK-Abfrage
ACHTUNG:
Bevor das Auslagern gestartet wurde stellen Sie
bitte sicher, dass die dort evtl. bereits vorhandenen
Daten bereits in die Filiale übertragen wurden!
Falls dies noch nicht erfolgt ist und das Auslagern
dennoch ausgeführt wird, dann stehen diese in der
Filiale nicht zur Verfügung und fehlen in dem
Datenbestand der Filiale.
- Übertragen aller Dateien aus dem Verzeichnis C:\Export
in die Filiale
- Einlesen in der Filiale
- Bereitstellen der übertragenen Dateien im Verzeichnis
C:\Import
- Aufruf des Programms DA2000
- Auswahl der Bereiche, die eingelesen werden sollen
- Angabe des Pfades in dem die einzulesenden Daten
bereitgestellt wurden: C:\Import
- Starten des Einlesens aus der OK-Abfrage
- Falls in der Filiale mehrere Mandanten existieren,
in die die Änderungen eingelesen werden sollen, dann
ist dies einfach durch nochmaliges Aufrufen des
Einleseprogramms in den übrigen Mandanten möglich.



7. Liste der Tabellenbeschreibungen
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Die Feldnummern der entsprechenden Felder entnehmen Sie bitte folgenden
Tabellenbeschreibungen:

Tabelle Dateiname Bezeichnung
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Kunden A10110 Kundenstamm
Lieferanten A10120 Lieferantenstamm
Artikel A10130 Artikelstamm
Stuecklisten A10160 Stücklistenstamm
KundenArtikelSonderpreise A10140 Sonderpreise / Rabatte
KundenStuecklistenSonderpreise A10146 Stücklistensonderpreise pro Kunde