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SWB 4.60 - Mailversand von Aufträgen und Rechnungen




Mailversand von Aufträgen und Rechnungen

LDS Zusatzprogramm 4.60
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Inhalt:

1. Allgemeines
2. Versandart für Auftragsbestätigung und Rechnung
2.1. Maildrucker definieren
3. Mailversand von Aufträgen und Rechnungen
3.1. Kundenmail
3.2. Zusatzmail an den Kunden
3.3. Zusatzmail an die Kundengruppe (Verband)
3.4. Zusatzmail an den Vertreter
4. Parameterdatei Swb460_Mailversand.ini
5. Vorlagen für den Mailtext




1. Allgemeines
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Mit diesem Modul können sowohl Auftragsbestätigungen als auch Rechnungen (keine Sammel-
rechnungen) automatisch während des Drucks (auch im Stapeldruck) per Mail an den Kunden
und/oder eine Kundengruppe (Verband) und/oder an den zugeordneten Vertreter gesendet werden.

Der Versand erfolgt per SMTP, so dass das lästige Bestätigen von Outlook Genehmigungsanfragen
entfällt.

Es können folgende Mails verschickt werden:
- Mail an den Auftraggeber bzw. den Rechnungsempfänger, d.h. an die im Auftrags- bzw. Rechnungskopf
im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse.
- Mail an die im Kundenstamm in neuen Feldern eingetragenen Mailadressen.
- Mail an die im Kundengruppenstamm in neuen Feldern eingetragenen Mailadressen.
- Mail an die im Vertreterstamm im Feld "E-Mail" angegebenen Mailadressen.
Ob eine Mail verschickt wird, kann für jeden Kunden, jede Kundengruppe und jeden Vertreter individuell
eingestellt werden.

Die Details der Mail wie z.B. Mailadresse des Absenders, Mailadressen der Kopienempfänger (CC),
Mailadressen der Blindkopienempfänger (BCC), Antwortmailadresse, Betreff der Mail und Mailtext
können über Parameterdateien für jede Sprache individuell vom Anwender festgelegt werden.

Für den Mailversand wird das Freeware-Programm "Mail-as-Batch" benötigt. Dieses können Sie
auf der Seite http://www.sql-und-xml.de/freeware-tools herunterladen (dort steht das Programm
unter Punkt 10).



2. Versandart für Auftragsbestätigung und Rechnung
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Im Kundenstamm kann durch Eingabe von "." in der Aktionsabfrage und anschließender Auswahl von
"U = Belegversand" das Fenster "Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen" geöffnet werden.

Dort kann in den Feldern "Versand der AB per" und "Versand der RG per" ausgewählt werden, ob
Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Post oder per Mail versandt werden sollen.

Diese Einstellung gilt nur für die Kundenmail (s. Punkt 3.1), d.h. die Mail an die im Auftrags-
bzw. Rechnungskopf im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse.

Ist die Versandart "Post" eingestellt, wird beim Druck von Auftragsbestätigungen bzw. Rechnungen
der aktuell eingestellte Drucker verwendet.

Ist die Versandart "Mail" eingestellt, wird beim Druck von Auftragsbestätigungen bzw. Rechnungen
der unter Punkt 2.1 beschriebene Maildrucker verwendet. Ist kein Maildrucker angegeben, wird
der aktuell eingestellte Drucker verwendet.


2.1. Maildrucker definieren (optional)
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Da beim Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Mail der Druck des Originals
auf Papier nicht erforderlich ist, kann der Druck des Originals auf den in der Datei
Swb460.ini im Mandantendatenpfad angegebenen Maildrucker erfolgen. Als Maildrucker kann
ein Dummy-Drucker (z.B. Druck in Datei) verwendet werden.

Der Maildrucker, d.h. der Name der zu verwendenden PRW-Datei, kann in der Datei Swb460.ini
im Mandantendatenpfad in folgendem Format eingetragen werden (s. beiliegende Beispieldatei):
[Maildrucker]
Maildrucker=DUMMY

Der Druck des Originals auf den Maildrucker erfolgt mit Hilfe der Kopiensteuerung.
Hierzu werden automatisch alle Kopieneinstellungen für das verwendete Formular aus dem
RES-Pfad in das lokale Arbeitsplatzverzeichnis übernommen, wobei als Drucker
für "Original Seite 1" und "Original Seite n" der Maildrucker eingetragen wird.

Es wird vorausgesetzt, dass mit dem Programm "Kopiensteuerung bearbeiten" für die
folgenden Formulare Kopieneinstellungen im RES-Pfad definiert sind:
- Formular 10 bis 19 : Auftragsbestätigung
- Formular 50 bis 59 : Rechnung
- Formular 60 bis 69 : Gutschrift
- Formular 70 bis 79 : Stornorechnung
Es müssen nur die Einstellungen für die tatsächlich verwendeten Formularvarianten vorgenommen werden.
Wichtig ist, dass zu jedem verwendeten Formular eine Sektion in der AUFTRG20.INI existiert.
Wenn das Bearbeiten aller Formular mit der Kopiensteuerung zu aufwändig ist, kann die INI-Datei
auch mit einem Editor bearbeitet werden.

Falls mit Fremdsprachen gearbeitet wird, müssen diese Einstellungen auch für alle verwendeten
fremdsprachlichen Formularbibliotheken erfolgen (AUFTRG21 bis AUFTRG29).

Fehlen zu einem verwendeten Formular die Kopieneinstellungen im RES-Pfad, erscheint eine
entsprechende Fehlermeldung und das Formular wird per Mail versendet und zusätzlich das
Original wird auf dem aktuellen Drucker ausgewiesen.

Es dürfen in der Kopiensteuerung für die Formularbibliotheken AUFTRG20 bis AUFTRG29 keine
Einstellungen im lokalen Arbeitsplatzverzeichnis (PRW-Pfad) erstellt werden, da diese ohne
Rückfrage gelöscht werden. Dies betrifft sämtliche Formulare dieser Formularbibliotheken.

Ist in der Datei Swb460.ini kein Maildrucker angegeben, wird das Formular per Mail versendet
und zusätzlich das Original auf dem eingestellten Drucker ausgegeben. Die oben beschriebene
Funktion ist dann nicht aktiv.



3. Mailversand von Aufträgen und Rechnungen
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Beim Druck von Aufträge und Rechnungen (Vorgangsarten A,R,G,D,T, keine Sammelrechnungen)
erfolgt der Mailversand per SMTP über das Programm "Mail-as-batch-2.0.exe".

Da für den Mailversand das Dokument als PDF-Datei benötigt wird, muss per Sekundärdruck ein
PDF-Dokument erstellt werden und dieses mit dem Vorgang verknüpft werden (Belegdokument).
D.h. im Programm "Belegdokumente in der Warenwirtschaft" (Menüpunkt "Grundlagen /
Anwendungsübergreifende Grundlagen / Dokumente / Belegdokumente in der Warenwirtschaft")
muss bei Aufträgen, Rechnungen, Gutschriften, Direktrechnungen und Stornorechnung im
Feld "03 Mit Beleg verknüpfen" der Wert "Ja" eingetragen werden. Weitere Hinweise finden
Sie auch in der SNC-Hilfe unter dem Punkt "Belegdokumentdruck".
Wird beim Druck kein Dokument angelegt, ist kein Mailversand möglich.

Beim Mailversand aufgetretene Fehler werden in der Datei "Fehlerprotokoll_Mailversand.txt"
im Userpfad protokolliert. Beim Direktdruck wird die Fehlermeldung zusätzlich am Bildschirm
anzeigt. Beim Stapeldruck wird vor dem Verlassen des Programms ein Hinweis auf das
Fehlerprotokoll angezeigt, falls mindestens ein Fehler aufgetreten ist.

Es werden folgende Mails verschickt:
- Kundenmail (s. Punkt 3.1)
- Zusatzmail an den Kunden (s. Punkt 3.2)
- Zusatzmail an die Kundengruppe (Verband) (s. Punkt 3.3)
- Zusatzmail an den Vertreter (s. Punkt 3.4)

Für den Wiederholungsdruck ohne nochmals ein Mail an den Kunden zu senden ist der Menüpunkt
"Übernehmen und Druckanzahl (ohne Mailversand)" beim Verlassen der Positionserfassung
vorgesehen.


3.1. Kundenmail
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Mail an Auftraggeber oder Rechnungsempfänger, d.h. an die im Auftrags- bzw. Rechnungskopf
im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse.

Die Kundenmail wird nur verschickt, wenn im Kundenstamm im Fenster "Versand von
Auftragsbestätigungen und Rechnungen" der Versand per Mail ausgewählt ist (s. Punkt 2).
Ist dort der Versand per Post ausgewählt, wird keine Kundenmail verschickt.


3.2. Zusatzmail an den Kunden
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Mail an die im Kundenstamm im Fenster "Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen"
angegebenen zusätzlichen Mailadressen.

Dort stehen die Felder "AB mailen an" und "RG mailen an" zur Verfügung, in denen mehrere
Mailadressen getrennt durch Semikolon eingetragen werden können. Ist das Feld leer,
wird keine Zusatzmail an den Kunden verschickt.

Das Fenster "Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen" kann im Kundenstamm durch
Eingabe von "." in der Aktionsabfrage und anschließender Auswahl von "U = Belegversand"
geöffnet werden.


3.3. Zusatzmail an die Kundengruppe (Verband)
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Mail an die im Kundengruppenstamm angegebenen Mailadressen.

Im Kundengruppenstamm stehen die neuen Felder "AB mailen an" und "RG mailen an" zur Verfügung.
Dort können mehrere Mailadressen getrennt durch Semikolon eingetragen werden. Ist das Feld leer,
wird keine Zusatzmail an die Kundengruppe verschickt.


3.4. Zusatzmail an den Vertreter
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Mail an die im Vertreterstamm im Feld "E-Mail" angegebenen zusätzlichen Mailadressen,
dort können mehrere Mailadressen getrennt durch Semikolon eingetragen werden.
Hierbei wird der im Auftrags- bzw. Rechnungskopf eingetragene Vertreter-1 verwendet.

Im Vertreterstamm kann mit "M" in der Aktionsabfrage das Fenster "Mailversand" aufgerufen
werden. Dort kann festgelegt werden, ob der Vertreter Auftragsbestätigungen und/oder
Rechnungen per Mail erhalten soll. Vorbesetzt sind beide Felder immer mit "Nein", d.h.
der Vertreter erhält weder Aufträgen noch Rechnungen per Mail.



4. Parameterdatei Swb460_Mailversand.ini
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In der Datei "Swb460_Mailversand.ini" können verschiedene Parameter für den Mailversand
definiert werden. Die Datei befindet sich im Userpfad oder im Mandantendatenpfad, wobei
die Datei im Userpfad Vorrang hat. Hierbei wird jeder Schlüssel separat betrachtet, ist
ein Wert in der Datei im Userpfad eingetragen, wird dieser verwendet, ansonsten der
Wert aus der Datei im Mandantendatenpfad.

Folgende Werte können definiert werden:

- Sektion [Allgemein]
· SMTP-Server
IP oder DNS eines erreichbaren SMTP-Servers
· Mailprogramm
Pfad und Dateiname des Mailprogramms "mail-as-batch-2.0.exe"


- Sektion [User]
· Username
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist,
kann hier der Nutzername angegeben werden

· Passwort
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist,
kann hier das Passwort angegeben werden


- Sektion [Kundenmail_AB]
Einstellungen für den Versand der Auftragsbestätigung an den Kunden. d.h. an die
im Auftragskopf im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse (s. Punkt 3.1).

· Mailadresse Absender Sprache0 bis Sprache9
Die Adresse, welche die Mail versendet.
Pro Sprachcode muss eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse Reply Sprache0 bis Sprache9
Reply-Adresse, an die eine Antwort geschickt werden soll (optional)
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse CC Sprache0 bis Sprache9
Kopien werden an diese semikolongetrennte Liste gesendet (optional)
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse BCC Sprache0 bis Sprache9
Blindkopien werden an diese semikolongetrennte Liste gesendet (optional)
Kann z.B. zum Protokollieren der versendeten Mails verwendet werden.
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Betreff_Sprache0 bis Sprache9
Betreff, der bei einer Auftragsbestätigung verwendet werden soll.
Pro Sprachcode muss ein Betreff angegeben werden.
Es können folgende Platzhalter verwendet werden:
%Anrede%
%Druckdat%
%Vorgangsart% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Vorgang% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Beldat% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Konto%
%Kundenname1%
%Kundenname2%
%Kundenkurzbezeichnung%

- Sektion [Kundenmail_RG]
Einstellungen für den Versand der Rechnung an den Kunden, d.h. an die im Rechnungskopf
im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse (s. Punkt 3.1).
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Zusatzmail_Kunde_AB]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Kunden und der Zusatzmail an die
Kundengruppe für Auftragsbestätigungen (s. Punkte 3.2 und 3.3).
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Zusatzmail_Kunde_RG]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Kunden und der Zusatzmail an die
Kundengruppe für Rechnungen (s. Punkte 3.2 und 3.3).
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Zusatzmail_Vertreter_AB]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Vertreter für Auftragsbestätigungen (s. Punkt 3.4).
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Zusatzmail_Vertreter_RG]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Vertreter für Rechnungen (s. Punkt 3.4). .
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Paketdatenmail]
Diese Einstellung ist nur erforderlich, falls das LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57 (Paket verwaltung)
eingesetzt wird:
Einstellungen für den Versand der Paketdaten mit dem Programm SWB4572/00000
des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57. Aufbau ist wie oben beschrieben.


Siehe beiligende Beispieldateien im User- und Mandantendatenpfad:
- Beispiel.dat\User\Swb460_Mailversand.ini
- Beispiel.dat\0\Swb460_Mailversand.ini



5. Vorlagen für den Mailtext
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Der Mailtext für die verschiedenen Konstellationen muss in folgenden Dateien gespeichert werden
(vgl. beiliegende Beispieldateien in Verzeichnis ):

· Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.txt
· Vorlage_Kundenmail_RG_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Kunde_AB_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Kunde_RG_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Vertreter_AB_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Vertreter_RG_Sprache0.txt
· Vorlage_Paketdatenmail_Sprache0.txt

Es können folgende Platzhalter verwendet werden:
%Anrede%
%Druckdat%
%Vorgangsart% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Vorgang% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Beldat% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Konto%
%Kundenname1%
%Kundenname2%
%Kundenkurzbezeichnung%

Für jede Sprache kann eine eigene Vorlagendatei erstellt werden (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache1.txt,
Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache9.txt). Ist die Vorlagendatei für die aktuelle Sprache nicht vorhanden,
wird die Vorlagendatei für Sprache 0 verwendet.

Sofern gewünscht, kann statt einer Textdatei eine HTML-Datei erstellt werden (zum Beispiel
"Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.html"). HTML-Dateien haben Vorrang vor Textdatein.

Die Dateien können im Userpfad oder im Mandantendatenpfad stehen, wobei die Datei im Userpfad
Vorrang hat.

Reihenfolge bei der Ermittung der Vorlagendateien:
1. HTML-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache5.html)
2. TXT-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache5.txt )
3. HTML-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache5.html)
4. TXT-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache5.txt )
5. HTML-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.html)
6. TXT-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.txt )
7. HTML-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.html)
8. TXT-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.txt )