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SWB 4.63 - Mailversand von Mahnungen




Mailversand von Mahnungen

LDS Zusatzprogramm 4.63
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Inhalt:

1. Allgemeines
2. Einstellungen für den Sekundärdruck
3. Versandart für Mahnungen
4. Maildrucker definieren (optional)
5. Mailversand von Mahnungen
5.1. Kundenmail
5.2. Zusatzmail an den Vertreter
6. Parameterdatei Swb463_Mailversand.ini
7. Vorlagen für den Mailtext



1. Allgemeines
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Mit diesem Modul können Mahnungen automatisch während des Drucks per Mail an den Kunden
und/oder an den zugeordneten Vertreter gesendet werden.

Der Versand erfolgt per SMTP, so dass das lästige Bestätigen von Outlook Genehmigungsanfragen
entfällt.

Es können folgende Mails verschickt werden:
- Mail an den Kunden an die im Kundenstamm im neuen Feld eingetragenen Mailadressen und
an den Kundenansprechparter, der für die Verwendung bei Mahnungen eingestellt ist.
- Mail an die im Vertreterstamm im Feld "E-Mail" angegebenen Mailadressen.
Ob eine Mail verschickt wird, kann für jeden Kunden und jeden Vertreter individuell
eingestellt werden.

Die Details der Mail wie z.B. Mailadresse des Absenders, Mailadressen der Kopienempfänger (CC),
Mailadressen der Blindkopienempfänger (BCC), Antwortmailadresse, Betreff der Mail und Mailtext
können über Parameterdateien für jede Sprache individuell vom Anwender festgelegt werden.

Für den Mailversand wird das Freeware-Programm "Mail-as-Batch" benötigt. Dieses können Sie
auf der Seite http://www.sql-und-xml.de/freeware-tools herunterladen (dort steht das Programm
unter Punkt 10).

Vor dem Mahndruck erscheint die Rückfrage erscheint die Rückfrage "Sollen die Mahnungen
per Mail verschickt werden?", so dass auch eine Druck ohne Mailversand möglich ist.

Beim neutralen oder individuellen Probedruck erfolgt kein Mailversand.

Es werden keine Rechnungskopien und Zahlungsvordrucke vermailt. Ist in den Druckoptionen
der Druck von Rechnungskopien und/oder Zahlungsvordrucken eingestellt, werden diese ganz
normal ausgedruckt.

Alle erfolgreich versendeten Mails werden in der Datei "Mailprotokoll_SWB463.txt" im
Mandantendatenpfad protokolliert.

Falls der Multicom-Information-Server installiert ist und das LDS-Zusatzprogramm SWB 4.32
(Integration Multicom Information Server) lizensiert ist, sind auch die Funktionen des
Multicom-Information-Servers im Programm EF3400 verfügbar.



2. Einstellungen für den Sekundärdruck
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Die für den Mailversand benötigte PDF-Datei mit der Mahnung muss durch den Sekundärdruck
erzeugt werden.

Im Programm Kopiensteuerung muss deshalb für das Formular 1 der Formularbibliothek FIBU10
der Sekundärdruck so eingerichtet werden, dass eine PDF-Datei erzeugt wird. Falls mit
Fremdsprachen gearbeitet wird, müssen diese Einstellungen auch für alle verwendeten
fremdsprachlichen Formularbibliotheken (FIBU11 bis FIBU19) erfolgen.
Im Feld "Einstellungspfad" muss "GLOB. = Globales Ressourcen-Verzeichnis (RES)" gewählt
werden, damit die erzeugte Einstellungsdatei im RES-Pfad gespeichert wird.

Zusätzlich muss im Programm Grundeinstellungen (GRUNDLAG/00000, Menüpunkt "Administration -
Konfiguration Benutzer - Grundeinstellungen) im Feld "Standardpfad für PDF/RTF-Dateidruck"
ein Pfad eingetragen werden. In diesem Pfad werden alle durch den Druck erzeugten
PDF-Dateien gespeichert.



3. Versandart für Mahnungen
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Im Kundenstamm kann durch Eingabe von "." in der Aktionsabfrage und anschließender Auswahl von
"U = Belegversand" das Fenster "Belegversand" geöffnet werden.

Dort kann im Feldern "Versand der Mahnung per" ausgewählt werden, ob Mahnungen per Post oder
per Mail versandt werden sollen.

Ist die Versandart "Post" eingestellt, wird beim Druck von Mahnungen der aktuell eingestellte
Drucker verwendet.

Ist die Versandart "Mail" eingestellt, wird beim Druck von Mahnungen der unter Punkt 4
beschriebene Maildrucker verwendet. Ist kein Maildrucker angegeben, wird der aktuell
eingestellte Drucker verwendet.



4. Maildrucker definieren (optional)
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Da beim Versand von Mahnungen per Mail der Druck des Originals auf Papier nicht erforderlich
ist, kann der Druck des Originals auf den in der Datei Swb463.ini im Mandantendatenpfad
angegebenen Maildrucker erfolgen. Als Maildrucker kann ein Dummy-Drucker (z.B. Druck in Datei)
verwendet werden.

Der Maildrucker, d.h. der Name der zu verwendenden PRW-Datei, kann in der Datei Swb463.ini
im Mandantendatenpfad in folgendem Format eingetragen werden (s. beiliegende Beispieldatei):
[Maildrucker]
Maildrucker=DUMMY

Der Druck des Originals auf den Maildrucker erfolgt mit Hilfe der Kopiensteuerung.
Hierzu werden automatisch alle Kopieneinstellungen für das verwendete Formular aus dem
RES-Pfad in das lokale Arbeitsplatzverzeichnis übernommen, wobei als Drucker
für "Original Seite 1" und "Original Seite n" der Maildrucker eingetragen wird.

ACHTUNG: Es dürfen in der Kopiensteuerung für die Formularbibliotheken FIBU10 bis FIBU19
keine Einstellungen im lokalen Arbeitsplatzverzeichnis (PRW-Pfad) erstellt werden, da diese
ohne Rückfrage gelöscht werden. Dies betrifft sämtliche Formulare dieser Formularbibliotheken.

Ist in der Datei Swb463.ini kein Maildrucker angegeben, wird das Formular per Mail versendet
und zusätzlich das Original auf dem eingestellten Drucker ausgegeben. Die oben beschriebene
Funktion ist dann nicht aktiv.



5. Mailversand von Mahnungen
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Beim Druck von Mahnungen erfolgt der Mailversand per SMTP über das Programm
"Mail-as-batch-2.0.exe".

Es werden folgende Mails verschickt:
- Kundenmail (s. Punkt 5.1)
- Zusatzmail an den Vertreter (s. Punkt 5.2)

Beim Mailversand aufgetretene Fehler werden am Bildschirm angezeigt und zusätzlich in
der Datei "Fehlerprotokoll_Mailversand.txt" im Userpfad protokolliert.

Alle erfolgreich versendeten Mails werden in der Datei "Mailprotokoll_SWB463.txt" im
Mandantendatenpfad protokolliert.


5.1. Kundenmail
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Die Kundenmail wird nur verschickt, wenn im Kundenstamm im Fenster "Belegversand" der
Versand der Mahnungen per Mail ausgewählt ist (s. Punkt 3). Ist dort der Versand der
Mahnung per Post ausgewählt, wird keine Kundenmail verschickt.

Im Feld "Mahnung mailen an" können mehrere Mailadressen getrennt durch Semikolon
eingetragen werden, an diese Adressen wird die Kundenmail verschickt.

Zusätzlich wird die Kundenmail auch an den Kundenansprechpartern geschickt, der für die
Verwendung bei Mahnungen eingestellt ist. Dies ist natürlich nur möglich, wenn im
Kundenansprechpartner eine Mailadresse eingetragen ist.

Das Fenster "Belegversand" kann im Kundenstamm durch Eingabe von "." in der Aktionsabfrage
und anschließender Auswahl von "U = Belegversand" geöffnet werden.


5.2. Zusatzmail an den Vertreter
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Mail an die im Vertreterstamm im Feld "E-Mail" angegebenen zusätzlichen Mailadressen,
dort können mehrere Mailadressen getrennt durch Semikolon eingetragen werden.

Im Vertreterstamm kann mit "M" in der Aktionsabfrage das Fenster "Mailversand" aufgerufen
werden. Dort kann festgelegt werden, ob der Vertreter Mahnungen per Mail erhalten soll.
Vorbesetzt ist das Felder immer mit "Nein", d.h. der Vertreter erhält keine Mahnungen.

Es wird immer der der Vertreter-1 aus dem Kundenstamm verwendet.



6. Parameterdatei Swb463_Mailversand.ini
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In der Datei "Swb463_Mailversand.ini" können verschiedene Parameter für den Mailversand
definiert werden. Die Datei befindet sich im Userpfad oder im Mandantendatenpfad, wobei
die Datei im Userpfad Vorrang hat. Hierbei wird jeder Schlüssel separat betrachtet, ist
ein Wert in der Datei im Userpfad eingetragen, wird dieser verwendet, ansonsten der
Wert aus der Datei im Mandantendatenpfad.

Folgende Werte können definiert werden:

- Sektion [Allgemein]
· SMTP-Server
IP oder DNS eines erreichbaren SMTP-Servers
· Mailprogramm
Pfad und Dateiname des Mailprogramms "mail-as-batch-2.0.exe"
· Mailtext in UTF8 konvertieren
Ja = Die Vorlagen für den Mailtext (s. Punkt 7) werden automatisch in UTF-8 konvertiert.
Diese Option sollte verwendet werden, falls die Vorlagen für den Mailtext (z.B.
mit dem Windows-Editor) im ANSI-Format erfasst werden, da sonst die Umlaute im
Mailtext falsch dargestellt werden.
Nein oder anderer Wert = Die Vorlagen für den Mailtext (s. Punkt 7) werden unverändert
in die Mail übernommen, sie sollten bereits im UFT8-Format vorliegen oder keine
Umlaute enthalten.


- Sektion [User]
· Username
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist,
kann hier der Nutzername angegeben werden

· Passwort
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist,
kann hier das Passwort angegeben werden


- Sektion [Kundenmail_Mahnung]
Einstellungen für den Versand der Mahnung an den Kunden (s. Punkt 5.1).

· Mailadresse Absender Sprache0 bis Sprache9
Die Adresse, welche die Mail versendet.
Pro Sprachcode muss eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse Reply Sprache0 bis Sprache9
Reply-Adresse, an die eine Antwort geschickt werden soll (optional)
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse CC Sprache0 bis Sprache9
Kopien werden an diese semikolongetrennte Liste gesendet (optional)
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse BCC Sprache0 bis Sprache9
Blindkopien werden an diese semikolongetrennte Liste gesendet (optional)
Kann z.B. zum Protokollieren der versendeten Mails verwendet werden.
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Betreff_Sprache0 bis Sprache9
Betreff, der in der Mail verwendet werden soll.
Pro Sprachcode muss ein Betreff angegeben werden.
Es können folgende Platzhalter verwendet werden:
%Druckdat%
%Konto%
%Kundenname1%
%Kundenname2%
%Kundenkurzbezeichnung%

- Sektion [Zusatzmail_Vertreter_Mahnung]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Vertreter (s. Punkt 5.2).
Aufbau ist wie oben beschrieben.


Siehe beiligende Beispieldateien im User- und Mandantendatenpfad:
- Beispiel.dat\User\Swb463_Mailversand.ini
- Beispiel.dat\0\Swb463_Mailversand.ini



7. Vorlagen für den Mailtext
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Der Mailtext für die verschiedenen Konstellationen muss in folgenden Dateien gespeichert werden
(vgl. beiliegende Beispieldateien im Verzeichnis Beispiel.dat\0):

· Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Vertreter_Mahnung_Sprache0.txt

Es können folgende Platzhalter verwendet werden:
%Druckdat%
%Konto%
%Kundenname1%
%Kundenname2%
%Kundenkurzbezeichnung%

Für jede Sprache kann eine eigene Vorlagendatei erstellt werden (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache1.txt,
Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache9.txt). Ist die Vorlagendatei für die aktuelle Sprache nicht vorhanden,
wird die Vorlagendatei für Sprache 0 verwendet.

Sofern gewünscht, kann statt einer Textdatei eine HTML-Datei erstellt werden (zum Beispiel
"Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.html"). HTML-Dateien haben Vorrang vor Textdatein.

Die Dateien können im Userpfad oder im Mandantendatenpfad stehen, wobei die Datei im Userpfad
Vorrang hat.

Reihenfolge bei der Ermittung der Vorlagendateien:
1. HTML-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache5.html)
2. TXT-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache5.txt )
3. HTML-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache5.html)
4. TXT-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache5.txt )
5. HTML-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.html)
6. TXT-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.txt )
7. HTML-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.html)
8. TXT-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.txt )