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SWB 4.59 - Atlas-Schnittstelle


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SWB 4.61 - SanScreen Schnittstelle


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SWB 4.60 - Mailversand von Aufträgen und Rechnungen




Mailversand von Aufträgen und Rechnungen

LDS Zusatzprogramm 4.60
-----------------------

Inhalt:

1. Allgemeines
2. Versandart für Auftragsbestätigung und Rechnung
2.1. Maildrucker definieren
3. Mailversand von Aufträgen und Rechnungen
3.1. Kundenmail
3.2. Zusatzmail an den Kunden
3.3. Zusatzmail an die Kundengruppe (Verband)
3.4. Zusatzmail an den Vertreter
4. Parameterdatei Swb460_Mailversand.ini
5. Vorlagen für den Mailtext




1. Allgemeines
--------------
Mit diesem Modul können sowohl Auftragsbestätigungen als auch Rechnungen (keine Sammel-
rechnungen) automatisch während des Drucks (auch im Stapeldruck) per Mail an den Kunden
und/oder eine Kundengruppe (Verband) und/oder an den zugeordneten Vertreter gesendet werden.

Der Versand erfolgt per SMTP, so dass das lästige Bestätigen von Outlook Genehmigungsanfragen
entfällt.

Es können folgende Mails verschickt werden:
- Mail an den Auftraggeber bzw. den Rechnungsempfänger, d.h. an die im Auftrags- bzw. Rechnungskopf
im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse.
- Mail an die im Kundenstamm in neuen Feldern eingetragenen Mailadressen.
- Mail an die im Kundengruppenstamm in neuen Feldern eingetragenen Mailadressen.
- Mail an die im Vertreterstamm im Feld "E-Mail" angegebenen Mailadressen.
Ob eine Mail verschickt wird, kann für jeden Kunden, jede Kundengruppe und jeden Vertreter individuell
eingestellt werden.

Die Details der Mail wie z.B. Mailadresse des Absenders, Mailadressen der Kopienempfänger (CC),
Mailadressen der Blindkopienempfänger (BCC), Antwortmailadresse, Betreff der Mail und Mailtext
können über Parameterdateien für jede Sprache individuell vom Anwender festgelegt werden.

Für den Mailversand wird das Freeware-Programm "Mail-as-Batch" benötigt. Dieses können Sie
auf der Seite http://www.sql-und-xml.de/freeware-tools herunterladen (dort steht das Programm
unter Punkt 10).



2. Versandart für Auftragsbestätigung und Rechnung
----------------------------------------------------
Im Kundenstamm kann durch Eingabe von "." in der Aktionsabfrage und anschließender Auswahl von
"U = Belegversand" das Fenster "Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen" geöffnet werden.

Dort kann in den Feldern "Versand der AB per" und "Versand der RG per" ausgewählt werden, ob
Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Post oder per Mail versandt werden sollen.

Diese Einstellung gilt nur für die Kundenmail (s. Punkt 3.1), d.h. die Mail an die im Auftrags-
bzw. Rechnungskopf im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse.

Ist die Versandart "Post" eingestellt, wird beim Druck von Auftragsbestätigungen bzw. Rechnungen
der aktuell eingestellte Drucker verwendet.

Ist die Versandart "Mail" eingestellt, wird beim Druck von Auftragsbestätigungen bzw. Rechnungen
der unter Punkt 2.1 beschriebene Maildrucker verwendet. Ist kein Maildrucker angegeben, wird
der aktuell eingestellte Drucker verwendet.


2.1. Maildrucker definieren (optional)
--------------------------------------
Da beim Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Mail der Druck des Originals
auf Papier nicht erforderlich ist, kann der Druck des Originals auf den in der Datei
Swb460.ini im Mandantendatenpfad angegebenen Maildrucker erfolgen. Als Maildrucker kann
ein Dummy-Drucker (z.B. Druck in Datei) verwendet werden.

Der Maildrucker, d.h. der Name der zu verwendenden PRW-Datei, kann in der Datei Swb460.ini
im Mandantendatenpfad in folgendem Format eingetragen werden (s. beiliegende Beispieldatei):
[Maildrucker]
Maildrucker=DUMMY

Der Druck des Originals auf den Maildrucker erfolgt mit Hilfe der Kopiensteuerung.
Hierzu werden automatisch alle Kopieneinstellungen für das verwendete Formular aus dem
RES-Pfad in das lokale Arbeitsplatzverzeichnis übernommen, wobei als Drucker
für "Original Seite 1" und "Original Seite n" der Maildrucker eingetragen wird.

Es wird vorausgesetzt, dass mit dem Programm "Kopiensteuerung bearbeiten" für die
folgenden Formulare Kopieneinstellungen im RES-Pfad definiert sind:
- Formular 10 bis 19 : Auftragsbestätigung
- Formular 50 bis 59 : Rechnung
- Formular 60 bis 69 : Gutschrift
- Formular 70 bis 79 : Stornorechnung
Es müssen nur die Einstellungen für die tatsächlich verwendeten Formularvarianten vorgenommen werden.
Wichtig ist, dass zu jedem verwendeten Formular eine Sektion in der AUFTRG20.INI existiert.
Wenn das Bearbeiten aller Formular mit der Kopiensteuerung zu aufwändig ist, kann die INI-Datei
auch mit einem Editor bearbeitet werden.

Falls mit Fremdsprachen gearbeitet wird, müssen diese Einstellungen auch für alle verwendeten
fremdsprachlichen Formularbibliotheken erfolgen (AUFTRG21 bis AUFTRG29).

Fehlen zu einem verwendeten Formular die Kopieneinstellungen im RES-Pfad, erscheint eine
entsprechende Fehlermeldung und das Formular wird per Mail versendet und zusätzlich das
Original wird auf dem aktuellen Drucker ausgewiesen.

Es dürfen in der Kopiensteuerung für die Formularbibliotheken AUFTRG20 bis AUFTRG29 keine
Einstellungen im lokalen Arbeitsplatzverzeichnis (PRW-Pfad) erstellt werden, da diese ohne
Rückfrage gelöscht werden. Dies betrifft sämtliche Formulare dieser Formularbibliotheken.

Ist in der Datei Swb460.ini kein Maildrucker angegeben, wird das Formular per Mail versendet
und zusätzlich das Original auf dem eingestellten Drucker ausgegeben. Die oben beschriebene
Funktion ist dann nicht aktiv.



3. Mailversand von Aufträgen und Rechnungen
-------------------------------------------
Beim Druck von Aufträge und Rechnungen (Vorgangsarten A,R,G,D,T, keine Sammelrechnungen)
erfolgt der Mailversand per SMTP über das Programm "Mail-as-batch-2.0.exe".

Da für den Mailversand das Dokument als PDF-Datei benötigt wird, muss per Sekundärdruck ein
PDF-Dokument erstellt werden und dieses mit dem Vorgang verknüpft werden (Belegdokument).
D.h. im Programm "Belegdokumente in der Warenwirtschaft" (Menüpunkt "Grundlagen /
Anwendungsübergreifende Grundlagen / Dokumente / Belegdokumente in der Warenwirtschaft")
muss bei Aufträgen, Rechnungen, Gutschriften, Direktrechnungen und Stornorechnung im
Feld "03 Mit Beleg verknüpfen" der Wert "Ja" eingetragen werden. Weitere Hinweise finden
Sie auch in der SNC-Hilfe unter dem Punkt "Belegdokumentdruck".
Wird beim Druck kein Dokument angelegt, ist kein Mailversand möglich.

Beim Mailversand aufgetretene Fehler werden in der Datei "Fehlerprotokoll_Mailversand.txt"
im Userpfad protokolliert. Beim Direktdruck wird die Fehlermeldung zusätzlich am Bildschirm
anzeigt. Beim Stapeldruck wird vor dem Verlassen des Programms ein Hinweis auf das
Fehlerprotokoll angezeigt, falls mindestens ein Fehler aufgetreten ist.

Es werden folgende Mails verschickt:
- Kundenmail (s. Punkt 3.1)
- Zusatzmail an den Kunden (s. Punkt 3.2)
- Zusatzmail an die Kundengruppe (Verband) (s. Punkt 3.3)
- Zusatzmail an den Vertreter (s. Punkt 3.4)

Für den Wiederholungsdruck ohne nochmals ein Mail an den Kunden zu senden ist der Menüpunkt
"Übernehmen und Druckanzahl (ohne Mailversand)" beim Verlassen der Positionserfassung
vorgesehen.


3.1. Kundenmail
---------------
Mail an Auftraggeber oder Rechnungsempfänger, d.h. an die im Auftrags- bzw. Rechnungskopf
im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse.

Die Kundenmail wird nur verschickt, wenn im Kundenstamm im Fenster "Versand von
Auftragsbestätigungen und Rechnungen" der Versand per Mail ausgewählt ist (s. Punkt 2).
Ist dort der Versand per Post ausgewählt, wird keine Kundenmail verschickt.


3.2. Zusatzmail an den Kunden
-----------------------------
Mail an die im Kundenstamm im Fenster "Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen"
angegebenen zusätzlichen Mailadressen.

Dort stehen die Felder "AB mailen an" und "RG mailen an" zur Verfügung, in denen mehrere
Mailadressen getrennt durch Semikolon eingetragen werden können. Ist das Feld leer,
wird keine Zusatzmail an den Kunden verschickt.

Das Fenster "Versand von Auftragsbestätigungen und Rechnungen" kann im Kundenstamm durch
Eingabe von "." in der Aktionsabfrage und anschließender Auswahl von "U = Belegversand"
geöffnet werden.


3.3. Zusatzmail an die Kundengruppe (Verband)
---------------------------------------------
Mail an die im Kundengruppenstamm angegebenen Mailadressen.

Im Kundengruppenstamm stehen die neuen Felder "AB mailen an" und "RG mailen an" zur Verfügung.
Dort können mehrere Mailadressen getrennt durch Semikolon eingetragen werden. Ist das Feld leer,
wird keine Zusatzmail an die Kundengruppe verschickt.


3.4. Zusatzmail an den Vertreter
--------------------------------
Mail an die im Vertreterstamm im Feld "E-Mail" angegebenen zusätzlichen Mailadressen,
dort können mehrere Mailadressen getrennt durch Semikolon eingetragen werden.
Hierbei wird der im Auftrags- bzw. Rechnungskopf eingetragene Vertreter-1 verwendet.

Im Vertreterstamm kann mit "M" in der Aktionsabfrage das Fenster "Mailversand" aufgerufen
werden. Dort kann festgelegt werden, ob der Vertreter Auftragsbestätigungen und/oder
Rechnungen per Mail erhalten soll. Vorbesetzt sind beide Felder immer mit "Nein", d.h.
der Vertreter erhält weder Aufträgen noch Rechnungen per Mail.



4. Parameterdatei Swb460_Mailversand.ini
----------------------------------------
In der Datei "Swb460_Mailversand.ini" können verschiedene Parameter für den Mailversand
definiert werden. Die Datei befindet sich im Userpfad oder im Mandantendatenpfad, wobei
die Datei im Userpfad Vorrang hat. Hierbei wird jeder Schlüssel separat betrachtet, ist
ein Wert in der Datei im Userpfad eingetragen, wird dieser verwendet, ansonsten der
Wert aus der Datei im Mandantendatenpfad.

Folgende Werte können definiert werden:

- Sektion [Allgemein]
· SMTP-Server
IP oder DNS eines erreichbaren SMTP-Servers
· Mailprogramm
Pfad und Dateiname des Mailprogramms "mail-as-batch-2.0.exe"


- Sektion [User]
· Username
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist,
kann hier der Nutzername angegeben werden

· Passwort
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist,
kann hier das Passwort angegeben werden


- Sektion [Kundenmail_AB]
Einstellungen für den Versand der Auftragsbestätigung an den Kunden. d.h. an die
im Auftragskopf im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse (s. Punkt 3.1).

· Mailadresse Absender Sprache0 bis Sprache9
Die Adresse, welche die Mail versendet.
Pro Sprachcode muss eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse Reply Sprache0 bis Sprache9
Reply-Adresse, an die eine Antwort geschickt werden soll (optional)
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse CC Sprache0 bis Sprache9
Kopien werden an diese semikolongetrennte Liste gesendet (optional)
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse BCC Sprache0 bis Sprache9
Blindkopien werden an diese semikolongetrennte Liste gesendet (optional)
Kann z.B. zum Protokollieren der versendeten Mails verwendet werden.
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Betreff_Sprache0 bis Sprache9
Betreff, der bei einer Auftragsbestätigung verwendet werden soll.
Pro Sprachcode muss ein Betreff angegeben werden.
Es können folgende Platzhalter verwendet werden:
%Anrede%
%Druckdat%
%Vorgangsart% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Vorgang% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Beldat% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Konto%
%Kundenname1%
%Kundenname2%
%Kundenkurzbezeichnung%

- Sektion [Kundenmail_RG]
Einstellungen für den Versand der Rechnung an den Kunden, d.h. an die im Rechnungskopf
im Feld "E-Mail" eingetragene Mailadresse (s. Punkt 3.1).
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Zusatzmail_Kunde_AB]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Kunden und der Zusatzmail an die
Kundengruppe für Auftragsbestätigungen (s. Punkte 3.2 und 3.3).
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Zusatzmail_Kunde_RG]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Kunden und der Zusatzmail an die
Kundengruppe für Rechnungen (s. Punkte 3.2 und 3.3).
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Zusatzmail_Vertreter_AB]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Vertreter für Auftragsbestätigungen (s. Punkt 3.4).
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Zusatzmail_Vertreter_RG]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Vertreter für Rechnungen (s. Punkt 3.4). .
Aufbau ist wie oben beschrieben.

- Sektion [Paketdatenmail]
Diese Einstellung ist nur erforderlich, falls das LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57 (Paket verwaltung)
eingesetzt wird:
Einstellungen für den Versand der Paketdaten mit dem Programm SWB4572/00000
des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57. Aufbau ist wie oben beschrieben.


Siehe beiligende Beispieldateien im User- und Mandantendatenpfad:
- Beispiel.dat\User\Swb460_Mailversand.ini
- Beispiel.dat\0\Swb460_Mailversand.ini



5. Vorlagen für den Mailtext
----------------------------
Der Mailtext für die verschiedenen Konstellationen muss in folgenden Dateien gespeichert werden
(vgl. beiliegende Beispieldateien in Verzeichnis ):

· Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.txt
· Vorlage_Kundenmail_RG_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Kunde_AB_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Kunde_RG_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Vertreter_AB_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Vertreter_RG_Sprache0.txt
· Vorlage_Paketdatenmail_Sprache0.txt

Es können folgende Platzhalter verwendet werden:
%Anrede%
%Druckdat%
%Vorgangsart% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Vorgang% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Beldat% (nicht bei Paketdatenmail des LDS-Zusatzprogramms SWB 4.57)
%Konto%
%Kundenname1%
%Kundenname2%
%Kundenkurzbezeichnung%

Für jede Sprache kann eine eigene Vorlagendatei erstellt werden (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache1.txt,
Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache9.txt). Ist die Vorlagendatei für die aktuelle Sprache nicht vorhanden,
wird die Vorlagendatei für Sprache 0 verwendet.

Sofern gewünscht, kann statt einer Textdatei eine HTML-Datei erstellt werden (zum Beispiel
"Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.html"). HTML-Dateien haben Vorrang vor Textdatein.

Die Dateien können im Userpfad oder im Mandantendatenpfad stehen, wobei die Datei im Userpfad
Vorrang hat.

Reihenfolge bei der Ermittung der Vorlagendateien:
1. HTML-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache5.html)
2. TXT-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache5.txt )
3. HTML-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache5.html)
4. TXT-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache5.txt )
5. HTML-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.html)
6. TXT-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.txt )
7. HTML-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.html)
8. TXT-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_AB_Sprache0.txt )



SWB 4.62 - Import Kunden-Mandate




Import Kunden-Mandate

LDS Zusatzprogramm 4.62
-----------------------

Inhalt:

1. Allgemeines
2. Wichtige Hinweise zu den Importdaten
3. Parameterdatei Swb462.ini
4. Aufbau der Importdatei



1. Allgemeines
--------------
Mit dem LDS-Zusatzprogramm SWB4621/00000 können Sepa-Mandate für Kunden in die Tabelle
"BankverbindungenMandate" (Datei 010213) importiert werden.

Zunächst muss die Importdatei eingegeben oder mit F2 ausgewählt werden. Vorgeschlagen
wird in der Parameterdatei Swb462.ini angegebene Importverzeichnis (s. Punkt 3).

Anschließend wird die Importdatei geprüft. Festgestellte Fehler werden im Fehlerprotokoll
ausgewiesen, wobei das Formular 10 der Formularbibliothek SWB462F.FRW verwendet wird.
Der Import ist erst nach Korrektur der Fehler möglich.



2. Wichtige Hinweise zu den Importdaten
---------------------------------------
Das Importprogramm führt verschiedene Plausibilitätsprüfungen durch, allerdings werden
hierdurch nicht alle möglichen Fehler abgefangen.

Deshalb dürfen in der Importdatei nur plausible Daten enthalten sein.

Dies gilt insbesondere auch für das Aktualisieren von vorhandenen Mandaten. Das
Importprogramm prüft hierbei nicht, ob z.B. Änderungen von Mandatsart, Mandatsart
oder anderen Feldern zulässig sind!

Es muss sichergestellt sein, dass die Mandatsreferenzen über alle Mandanten und Debitoren
eindeutig sind, d.h., dass keine Mandatsreferenz doppelt vergeben wird! Dies wird vom
Importprogramm nicht geprüft!



3. Parameterdatei Swb462.ini
----------------------------
In der Parameterdatei Swb462.ini im Mandantendatenpfad müssen in der Sektion [Allgemein]
folgende Einstellungen vorgenommen werden:

- Importverzeichnis (optional)
Das hier angegebene Verzeichnis wird bei der Auswahl der Importdatei vorgeschlagen.

- Archivverzeichnis (optional)
Ist hier ein Verzeichnis angegeben, wird nach dem erfolgreichen Import die Importdatei
in dieses Verzeichnis verschoben, wobei der Name der Importdatei um Datum und Uhrzeit
ergänzt wird.
Beispiel:
Importdatei : Testdatei.dif
Archivdatei : Testdatei_20151117083820.dif

- Feldtrennzeichen
Tragen Sie hier das Zeichen ein, mit dem die einzelnen Felder getrennt sind.
I.d.R. wird hierfür ein Komma oder ein Semikolon verwendet.
Wenn das Tabulatorzeichen als Trennzeichen verwendet wird, tragen Sie TAB ein.
Falls die Datenfelder ohne Anführungszeichen gespeichert werden, darf das
Trennzeichen nicht in den Datenfeldern enthalten sein.

- Mit Anführungszeichen
Ja = Alle oder einige Felder sind in Anführungszeichen in der Quelldatei gespeichert
(z.B. "Feld1","Feld2","Feld3")
Nein = Die Felder in der Quelldatei stehen nicht in Anführungszeichen.
(z.B. Feld1,Feld2,Feld3)

- Ersten Zeile überspringen
Ja = Die erste Zeile der Quelldatei wird übersprungen. Die muss verwendet
werden, wenn in der ersten Zeile die Feldnamen gespeichert sind.
Nein = Die erste Zeile wird nicht übersprungen

- Vorhandene Mandate aktualisieren
Ja = Bereits vorhandene Mandate werden aktualisiert. Bitte beachten Sie
unbedingt die unter Punkt 2 stehenden wichtigen Hinweise zu den Importdaten!
Nein = Bereits vorhandene Mandate werden beim Import nicht geändert.


Beispiel (vgl. auch die im Auslieferungsstand enthaltene Beispieldatei
Ldsclwin\Beispiel.dat\0\Swb462.ini):

[Allgemein]
Importverzeichnis = C:\Test
Archivverzeichnis = C:\Test\Archiv
Feldtrennzeichen = ,
Mit Anführungszeichen = Ja
Erste Zeile überspringen = Nein
Vorhandene Mandate aktualisieren = Nein



4. Aufbau der Importdatei
-------------------------
Es muss eine Datei mit folgenden Felder bereitgestellt werden. Das Format der
Datei (Feldtrennzeichen etc.) muss in der Parameterdatei Swb462.ini definiert
werden (s. Punkt 3).

- Feld 1: Kontokorrent-Typ, 1-stellig, alpha
Hier muss immer "D" (=Debitor) eingetragen werden.

- Feld 2: Kontokorrent, max. 10-stellig, numerisch
Hier muss die Debitorennummer eingetragen werden.
Der Debitor muss im Kundenstamm vorhanden sein.

- Feld 3: Mandatsreferenz, max. 14-sellig, alphanumerisch
Hier muss die Mandatsreferenz eingetragen werden.
Es muss sichergestellt sein, dass die Mandatsreferenzen über alle Mandanten und Debitoren eindeutig sind,
d.h., dass keine Mandatsreferenz doppelt vergeben wird! Dies wird vom Importprogramm nicht geprüft!

- Feld 4: IBAN
Hier muss die IBAN eingetragen werden.
Mit der IBAN erfolgt die Zuordnung zu den Bankverbindungen in der SNC.
Es muss in der SNC eine Bankverbindung zu diesem Kunden mit dieser IBAN vorhanden sein.

- Feld 5: BIC
Hier kann die BIC eingetragen werden.
Mit der IBAN und BIC erfolgt die Zuordnung zu den Bankverbindungen in der SNC. Ist die BIC nicht
angegeben, erfolgt die Zuordnung nur über die IBAN.

- Feld 6: Mandatsart, 1-stellig, numerisch
Zulässig sind folgende Werte:
1 = Basis-Dauermandat
2 = Basis-Einzelmandat
3 = B2B-Dauermandat
4 = B2B-Einzelmandat
Bei Einmalkunden sind keine Dauermandate möglich.

- Feld 7: Beginn Datum
Hier muss das Beginn-Datum angegeben werden.
Zulässig sind ein leeres Feld (nicht bei neuen Mandaten) und ein Datum in einem der folgenden Formate:
TT.MM.JJ, TT.MM.JJJJ, TTMMJJ, TTMMJJJJ

- Feld 8: Ende Datum
Hier kann das Beginn-Datum angegeben werden.
Das Endedatum kann nur bei Mandatsstatus Beendet oder Widerrufen angegeben werden.
Zulässig sind ein leeres Feld und ein Datum in einem der folgenden Formate:
TT.MM.JJ, TT.MM.JJJJ, TTMMJJ, TTMMJJJJ

- Feld 9: Zuletzt Verwendet Datum
Hier kann das Zuletzt-Verwendet-Datum angegeben werden.
ACHTUNG: Das Feld wird durch die Classic-Line gepflegt und sollte deshalb normalerweise
immer leer sein! Bitte füllen Sie das Feld nur in Ausnahmefällen und nur dann, wenn
Sie sicher sind, dass dieses Feld durch den Import geändert werden soll!
Zulässig sind ein leeres Feld und ein Datum in einem der folgenden Formate:
TT.MM.JJ, TT.MM.JJJJ, TTMMJJ, TTMMJJJJ

- Feld 10: Mandatsstatus, 1-stellig, numerisch
Zulässig sind folgende Werte:
0 = Aktiv
1 = Beendet
2 = Widerrufen
3 = Beantragt
4 = Erfasst

- Feld 11: Vorgang, 20-stellig, Alpha
Hier können Sie Vorgangsinformationen zum Mandat erfassen.
Nähere Informationen zum Feldinhalt finden sie in der SNC-Hilfe.

- Feld 12: Kommentar, 50-stellige, Alphanumerisch
Hier können Sie Vorgangsinformationen zum Mandat eintragen.

- Feld 13: Referenz, 35-stellige, Alphanumerisch
Hier können Sie eine Referenz zum Mandat eintragen.


Bei Überschreiben von vorhandenen Mandaten werden folgende Felder nicht
überschrieben, falls das Feld in der Importdatei leer ist:
- Beginn Datum
- Ende Datum
- Zuletzt Verwendet Datum
- Vorgang
- Kommentar
- Referenz


Bitte beachten Sie unbedingt die unter Punkt 2 stehenden wichtigen Hinweise
zu den Importdaten!

SWB 4.63 - Mailversand von Mahnungen




Mailversand von Mahnungen

LDS Zusatzprogramm 4.63
-----------------------

Inhalt:

1. Allgemeines
2. Einstellungen für den Sekundärdruck
3. Versandart für Mahnungen
4. Maildrucker definieren (optional)
5. Mailversand von Mahnungen
5.1. Kundenmail
5.2. Zusatzmail an den Vertreter
6. Parameterdatei Swb463_Mailversand.ini
7. Vorlagen für den Mailtext



1. Allgemeines
--------------
Mit diesem Modul können Mahnungen automatisch während des Drucks per Mail an den Kunden
und/oder an den zugeordneten Vertreter gesendet werden.

Der Versand erfolgt per SMTP, so dass das lästige Bestätigen von Outlook Genehmigungsanfragen
entfällt.

Es können folgende Mails verschickt werden:
- Mail an den Kunden an die im Kundenstamm im neuen Feld eingetragenen Mailadressen und
an den Kundenansprechparter, der für die Verwendung bei Mahnungen eingestellt ist.
- Mail an die im Vertreterstamm im Feld "E-Mail" angegebenen Mailadressen.
Ob eine Mail verschickt wird, kann für jeden Kunden und jeden Vertreter individuell
eingestellt werden.

Die Details der Mail wie z.B. Mailadresse des Absenders, Mailadressen der Kopienempfänger (CC),
Mailadressen der Blindkopienempfänger (BCC), Antwortmailadresse, Betreff der Mail und Mailtext
können über Parameterdateien für jede Sprache individuell vom Anwender festgelegt werden.

Für den Mailversand wird das Freeware-Programm "Mail-as-Batch" benötigt. Dieses können Sie
auf der Seite http://www.sql-und-xml.de/freeware-tools herunterladen (dort steht das Programm
unter Punkt 10).

Vor dem Mahndruck erscheint die Rückfrage erscheint die Rückfrage "Sollen die Mahnungen
per Mail verschickt werden?", so dass auch eine Druck ohne Mailversand möglich ist.

Beim neutralen oder individuellen Probedruck erfolgt kein Mailversand.

Es werden keine Rechnungskopien und Zahlungsvordrucke vermailt. Ist in den Druckoptionen
der Druck von Rechnungskopien und/oder Zahlungsvordrucken eingestellt, werden diese ganz
normal ausgedruckt.

Alle erfolgreich versendeten Mails werden in der Datei "Mailprotokoll_SWB463.txt" im
Mandantendatenpfad protokolliert.

Falls der Multicom-Information-Server installiert ist und das LDS-Zusatzprogramm SWB 4.32
(Integration Multicom Information Server) lizensiert ist, sind auch die Funktionen des
Multicom-Information-Servers im Programm EF3400 verfügbar.



2. Einstellungen für den Sekundärdruck
--------------------------------------
Die für den Mailversand benötigte PDF-Datei mit der Mahnung muss durch den Sekundärdruck
erzeugt werden.

Im Programm Kopiensteuerung muss deshalb für das Formular 1 der Formularbibliothek FIBU10
der Sekundärdruck so eingerichtet werden, dass eine PDF-Datei erzeugt wird. Falls mit
Fremdsprachen gearbeitet wird, müssen diese Einstellungen auch für alle verwendeten
fremdsprachlichen Formularbibliotheken (FIBU11 bis FIBU19) erfolgen.
Im Feld "Einstellungspfad" muss "GLOB. = Globales Ressourcen-Verzeichnis (RES)" gewählt
werden, damit die erzeugte Einstellungsdatei im RES-Pfad gespeichert wird.

Zusätzlich muss im Programm Grundeinstellungen (GRUNDLAG/00000, Menüpunkt "Administration -
Konfiguration Benutzer - Grundeinstellungen) im Feld "Standardpfad für PDF/RTF-Dateidruck"
ein Pfad eingetragen werden. In diesem Pfad werden alle durch den Druck erzeugten
PDF-Dateien gespeichert.



3. Versandart für Mahnungen
---------------------------
Im Kundenstamm kann durch Eingabe von "." in der Aktionsabfrage und anschließender Auswahl von
"U = Belegversand" das Fenster "Belegversand" geöffnet werden.

Dort kann im Feldern "Versand der Mahnung per" ausgewählt werden, ob Mahnungen per Post oder
per Mail versandt werden sollen.

Ist die Versandart "Post" eingestellt, wird beim Druck von Mahnungen der aktuell eingestellte
Drucker verwendet.

Ist die Versandart "Mail" eingestellt, wird beim Druck von Mahnungen der unter Punkt 4
beschriebene Maildrucker verwendet. Ist kein Maildrucker angegeben, wird der aktuell
eingestellte Drucker verwendet.



4. Maildrucker definieren (optional)
------------------------------------
Da beim Versand von Mahnungen per Mail der Druck des Originals auf Papier nicht erforderlich
ist, kann der Druck des Originals auf den in der Datei Swb463.ini im Mandantendatenpfad
angegebenen Maildrucker erfolgen. Als Maildrucker kann ein Dummy-Drucker (z.B. Druck in Datei)
verwendet werden.

Der Maildrucker, d.h. der Name der zu verwendenden PRW-Datei, kann in der Datei Swb463.ini
im Mandantendatenpfad in folgendem Format eingetragen werden (s. beiliegende Beispieldatei):
[Maildrucker]
Maildrucker=DUMMY

Der Druck des Originals auf den Maildrucker erfolgt mit Hilfe der Kopiensteuerung.
Hierzu werden automatisch alle Kopieneinstellungen für das verwendete Formular aus dem
RES-Pfad in das lokale Arbeitsplatzverzeichnis übernommen, wobei als Drucker
für "Original Seite 1" und "Original Seite n" der Maildrucker eingetragen wird.

ACHTUNG: Es dürfen in der Kopiensteuerung für die Formularbibliotheken FIBU10 bis FIBU19
keine Einstellungen im lokalen Arbeitsplatzverzeichnis (PRW-Pfad) erstellt werden, da diese
ohne Rückfrage gelöscht werden. Dies betrifft sämtliche Formulare dieser Formularbibliotheken.

Ist in der Datei Swb463.ini kein Maildrucker angegeben, wird das Formular per Mail versendet
und zusätzlich das Original auf dem eingestellten Drucker ausgegeben. Die oben beschriebene
Funktion ist dann nicht aktiv.



5. Mailversand von Mahnungen
----------------------------
Beim Druck von Mahnungen erfolgt der Mailversand per SMTP über das Programm
"Mail-as-batch-2.0.exe".

Es werden folgende Mails verschickt:
- Kundenmail (s. Punkt 5.1)
- Zusatzmail an den Vertreter (s. Punkt 5.2)

Beim Mailversand aufgetretene Fehler werden am Bildschirm angezeigt und zusätzlich in
der Datei "Fehlerprotokoll_Mailversand.txt" im Userpfad protokolliert.

Alle erfolgreich versendeten Mails werden in der Datei "Mailprotokoll_SWB463.txt" im
Mandantendatenpfad protokolliert.


5.1. Kundenmail
---------------
Die Kundenmail wird nur verschickt, wenn im Kundenstamm im Fenster "Belegversand" der
Versand der Mahnungen per Mail ausgewählt ist (s. Punkt 3). Ist dort der Versand der
Mahnung per Post ausgewählt, wird keine Kundenmail verschickt.

Im Feld "Mahnung mailen an" können mehrere Mailadressen getrennt durch Semikolon
eingetragen werden, an diese Adressen wird die Kundenmail verschickt.

Zusätzlich wird die Kundenmail auch an den Kundenansprechpartern geschickt, der für die
Verwendung bei Mahnungen eingestellt ist. Dies ist natürlich nur möglich, wenn im
Kundenansprechpartner eine Mailadresse eingetragen ist.

Das Fenster "Belegversand" kann im Kundenstamm durch Eingabe von "." in der Aktionsabfrage
und anschließender Auswahl von "U = Belegversand" geöffnet werden.


5.2. Zusatzmail an den Vertreter
--------------------------------
Mail an die im Vertreterstamm im Feld "E-Mail" angegebenen zusätzlichen Mailadressen,
dort können mehrere Mailadressen getrennt durch Semikolon eingetragen werden.

Im Vertreterstamm kann mit "M" in der Aktionsabfrage das Fenster "Mailversand" aufgerufen
werden. Dort kann festgelegt werden, ob der Vertreter Mahnungen per Mail erhalten soll.
Vorbesetzt ist das Felder immer mit "Nein", d.h. der Vertreter erhält keine Mahnungen.

Es wird immer der der Vertreter-1 aus dem Kundenstamm verwendet.



6. Parameterdatei Swb463_Mailversand.ini
----------------------------------------
In der Datei "Swb463_Mailversand.ini" können verschiedene Parameter für den Mailversand
definiert werden. Die Datei befindet sich im Userpfad oder im Mandantendatenpfad, wobei
die Datei im Userpfad Vorrang hat. Hierbei wird jeder Schlüssel separat betrachtet, ist
ein Wert in der Datei im Userpfad eingetragen, wird dieser verwendet, ansonsten der
Wert aus der Datei im Mandantendatenpfad.

Folgende Werte können definiert werden:

- Sektion [Allgemein]
· SMTP-Server
IP oder DNS eines erreichbaren SMTP-Servers
· Mailprogramm
Pfad und Dateiname des Mailprogramms "mail-as-batch-2.0.exe"
· Mailtext in UTF8 konvertieren
Ja = Die Vorlagen für den Mailtext (s. Punkt 7) werden automatisch in UTF-8 konvertiert.
Diese Option sollte verwendet werden, falls die Vorlagen für den Mailtext (z.B.
mit dem Windows-Editor) im ANSI-Format erfasst werden, da sonst die Umlaute im
Mailtext falsch dargestellt werden.
Nein oder anderer Wert = Die Vorlagen für den Mailtext (s. Punkt 7) werden unverändert
in die Mail übernommen, sie sollten bereits im UFT8-Format vorliegen oder keine
Umlaute enthalten.


- Sektion [User]
· Username
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist,
kann hier der Nutzername angegeben werden

· Passwort
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist,
kann hier das Passwort angegeben werden


- Sektion [Kundenmail_Mahnung]
Einstellungen für den Versand der Mahnung an den Kunden (s. Punkt 5.1).

· Mailadresse Absender Sprache0 bis Sprache9
Die Adresse, welche die Mail versendet.
Pro Sprachcode muss eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse Reply Sprache0 bis Sprache9
Reply-Adresse, an die eine Antwort geschickt werden soll (optional)
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse CC Sprache0 bis Sprache9
Kopien werden an diese semikolongetrennte Liste gesendet (optional)
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Mailadresse BCC Sprache0 bis Sprache9
Blindkopien werden an diese semikolongetrennte Liste gesendet (optional)
Kann z.B. zum Protokollieren der versendeten Mails verwendet werden.
Pro Sprachcode kann eine Mailadresse angegeben werden.

· Betreff_Sprache0 bis Sprache9
Betreff, der in der Mail verwendet werden soll.
Pro Sprachcode muss ein Betreff angegeben werden.
Es können folgende Platzhalter verwendet werden:
%Druckdat%
%Konto%
%Kundenname1%
%Kundenname2%
%Kundenkurzbezeichnung%

- Sektion [Zusatzmail_Vertreter_Mahnung]
Einstellungen für den Versand der Zusatzmail an den Vertreter (s. Punkt 5.2).
Aufbau ist wie oben beschrieben.


Siehe beiligende Beispieldateien im User- und Mandantendatenpfad:
- Beispiel.dat\User\Swb463_Mailversand.ini
- Beispiel.dat\0\Swb463_Mailversand.ini



7. Vorlagen für den Mailtext
----------------------------
Der Mailtext für die verschiedenen Konstellationen muss in folgenden Dateien gespeichert werden
(vgl. beiliegende Beispieldateien im Verzeichnis Beispiel.dat\0):

· Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.txt
· Vorlage_Zusatzmail_Vertreter_Mahnung_Sprache0.txt

Es können folgende Platzhalter verwendet werden:
%Druckdat%
%Konto%
%Kundenname1%
%Kundenname2%
%Kundenkurzbezeichnung%

Für jede Sprache kann eine eigene Vorlagendatei erstellt werden (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache1.txt,
Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache9.txt). Ist die Vorlagendatei für die aktuelle Sprache nicht vorhanden,
wird die Vorlagendatei für Sprache 0 verwendet.

Sofern gewünscht, kann statt einer Textdatei eine HTML-Datei erstellt werden (zum Beispiel
"Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.html"). HTML-Dateien haben Vorrang vor Textdatein.

Die Dateien können im Userpfad oder im Mandantendatenpfad stehen, wobei die Datei im Userpfad
Vorrang hat.

Reihenfolge bei der Ermittung der Vorlagendateien:
1. HTML-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache5.html)
2. TXT-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache5.txt )
3. HTML-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache5.html)
4. TXT-Vorlagendatei mit dem aktuellen Sprachcode im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache5.txt )
5. HTML-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.html)
6. TXT-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Userpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.txt )
7. HTML-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.html)
8. TXT-Vorlagendatei mit Sprachcode 0 im Mandantendatenpfad (z.B. Vorlage_Kundenmail_Mahnung_Sprache0.txt )



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