Automatisierter Mailversand von Listen

LDS Zusatzprogramm 4.58
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Inhalt:

1. Allgemeines
2. Mailversand
3. Notwendige Einstellungen in der Sage New Classic
4. Allgemeine Einstellungsdatei Swb458_Allgemein.ini
5. Programmspezifische Einstellungsdateien
6. Selektionskriterien festlegen
7. Automatisierten Listendruck aufrufen
8. Fehlerprotokoll
9. Unterstützte Listen




1. Allgemeines
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Mit diesem LDS-Zusatzprogramm ist es möglich, verschiedene Listen der Sage New Classic automatisiert
zu versenden.

Zu jeder Liste können beliebig viele Versandvarianten definiert werden, für jede dieser Varianten
können Mailempfänger, Mailtexte usw. sowie die beim Druck zu verwendenden Selektionskriterien
vom Anwender definiert werden. So ist es z.B. möglich, eine Liste der offenen Aufträge über
alle Vertreter an den Empfänger A, eine Liste der offenen Aufträge des Vertreters 001 an den
Empfänger B und eine Liste der offenen Aufträge des Vertreters 002 an den Empfänger C zu senden.

Hierbei wird automatisch der PDF-Druck ausgewählt und die erzeugte PDF-Datei automatisch vermailt.



2. Mailversand
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Der Mailversand erfolgt per SMTP, es muss also der Zugriff auf einen SMTP-Server möglich sein.

Für den Mailversand wird das Freeware-Programm "Mail-as-Batch" benötigt. Dieses können Sie
auf der Seite http://www.sql-und-xml.de/freeware-tools herunterladen (dort steht das Programm
unter Punkt 10).



3. Notwendige Einstellungen in der Sage New Classic
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In den Grundeinstellungen (Programm GRUNDLAG/00000, Menüpunkt "Administration / Konfiguration
Benutzer / Grundeinstellungen" muss im Feld "Standardpfad für PDF/RTF-Dateidruck" ein Pfad
eingegeben werden. In diesem Pfad werden von die beim Druck erstellten PDF-Dokumenten gespeichert.



4. Allgemeine Einstellungsdatei Swb458_Allgemein.ini
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In der Datei "Swb458_Allgemein.ini" im Mandantendatenpfad müssen folgende Parameter eingetragen werden:

- Sektion [Allgemein]

· SMTP-Server
Adresse des SMTP-Servers

· Mailprogramm
Name und Pfad des Programms Mail-as-Batch (s. Punkt 2).

· PDF-Drucker
Classic-Line Drucker, der beim PDF-Druck verwendet werden soll (= Name der PRW-Datei
ohne die Extension .PRW).

Ist hier der PDF-Drucker angegeben, wird vor dem Druck automatisch auf diesen Drucker umgeschaltet.
Zusätzlich werden folgende Einstellungen geändert:
· Die Druckoption "Export" wird deaktiviert
· Die Druckoption "Druckvorschau" wird deaktiviert
· Die Druckoption "Ausgabe in Datei" wird aktiviert
· Die Druckoption "Einstellung vor Druck" wird deaktivieren
· Ein evtl. eingetragener Maildrucker wird entfernt.
Nach dem Druck werden die ursprünglichen Einstellungen automatisch wiederhegestellt.

Ist hier kein PDF-Drucker angegeben, muss vor dem Druck manuell sichergestellt werden,
dass beim Druck ein PDF-Dokument erzeugt wird (z.B. über den Sekundärdruck) und dass beim
Druck keine Benutzereingaben erforderlich sind (z.B. die Druckvorschau nicht aktiv ist).


- Sektion [Maildaten]

· Username
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist, muss hier der Nutzername
angegeben werden
Diese Einstellung kann in der programmspezifischen Einstellungsdatei übersteuert werden, falls
für eine bestimmte Liste ein abweichender User verwendet werden soll.

· Passwort
Falls für den Smtp-Server eine Authentifizierung erforderlich ist, muss hier das Passwort
angegeben werden
Diese Einstellung kann in der programmspezifischen Einstellungsdatei übersteuert werden, falls
für eine bestimmte Liste ein abweichender User verwendet werden soll.

· Mailadresse Absender
Die Adresse, welche die Mail versendet.
Diese Einstellung kann in der programmspezifischen Einstellungsdatei übersteuert werden, falls
für eine bestimmte Liste ein abweichender Absender verwendet werden soll.

· Mailadresse Reply
Reply-Adresse, an die eine Antwort geschickt werden soll (optional)
Diese Einstellung kann in der programmspezifischen Einstellungsdatei übersteuert werden, falls
für eine bestimmte Liste eine abweichende Reply-Adresse verwendet werden soll.



Beispiel (vgl. auch beiliegende Beispieldatei):

[Allgemein]
SMTP-Server=smtp.test.de
Mailprogramm=c:\Mail-as-batch\mail-as-batch-2.0.exe
PDF-Drucker=PDF-DRUC

[Maildaten]
Username=MaxMustermann
Passwort=Xyz123
Mailadresse Absender=Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Mailadresse Reply=



5. Programmspezifische Einstellungsdateien
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Für jede verwendete Liste muss für jede verwendete Versandvariante eine Einstellungsdatei im
Mandantendatenpfad manuell erstellt werden.

Der Dateiname besteht aus Programmname, Programmsteuerzeichen und der Variantennummer, z.B. für das
Programm PA2300/01000 (Liste offene Aufträge) heißen die programmspezifischen Einstellungsdatei wie folgt:
Swb458_PA2300_01000_V1.ini (Variante 1)
Swb458_PA2300_01000_V2.ini (Variante 2)
Swb458_PA2300_01000_V3.ini (Variante 3)
usw.

Die programmspezifischen Einstellungsdateien sind folgendermaßen aufgebaut:

- Sektion [Allgemein]
· Kommentar
Interner Kommentar


- Sektion [Maildaten]
· Mailadressen Empfänger
Mailadresse des Empfängers.
Mehrere Empfänger können getrennt durch Semikolon angegeben werden. Falls das Trennzeichen Semikolon
nicht funktioniert, muss stattdessen als Trennzeichen das Komma verwendet werden.

· Mailadressen CC
Kopien werden an diese semikolon- bzw. kommagetrennte Liste gesendet (optional)

· Mailadresse BCC
Blindkopien werden an diese semikolon- bzw. kommagetrennte Liste gesendet (optional)
Kann z.B. zum Protokollieren der versendeten Mails verwendet werden.

· Betreff
Betreff der Mail

· Zusätzlich können auch Username, Passwort, Mailadresse Absender und Mailadresse Reply angegeben werden.
Diese Werte übersteuern die entsprechenden Werte in der allgemeine Einstellungsdatei (s. Punkt 4).


- [Mailtext]
Beliebig viele Zeilen Mailtext (optional).


- [Spezielle Selektionen]
Hier können Selektionen für bestimmte Datumsfelder vorgegeben werden. Welche Felder dies betrifft, steht
unten in der Dokumentation zu den einzelnen Listen (s. Punkt 9). Ist für ein Feld keine oder eine leere
spezielle Selektion angegeben, dann wird der Standardwert des Feldes verwendet.

Es kann entweder ein festes Datum im Format TT.MM.JJJJ oder ein Platzhalter oder ein Platzhalter mit Angabe
der zu addierenden oder abzuziehenden Anzahl Tage angegeben werden. Als Platzhalter stehen "%Belegdatum%" und
"%Systemdatum%" zur Verfügung. Zum Beispiel:
· 15.09.2014
· %Belegdatum%
· %Belegdatum% + 7 (Belegdatum plus 7 Tage)
· %Systemdatum% - 14 (Systemdatum minus 14 Tage)


Beispiel (vgl. auch beiliegende Beispieldateien):

[Allgemein]
Kommentar=OP-Liste Debitoren

[Maildaten]
Mailadressen Empfänger=
Mailadressen CC=
Mailadressen BCC=
Betreff=OP-Liste Debitoren vom %Druckdat%

[Mailtext]
Zeile = Sehr geehrte Damen und Herren,
Zeile =
Zeile = anbei erhalten Sie die Liste offene Auftraege vom %Druckdat%.
Zeile =
Zeile = Mit freundlichen Gruessen

[Spezielle Selektionen]
Von Belegdatum = 01.04.2014
Bis Belegdatum = %Belegdatum%
Von Fälligkeit = %Systemdatum% - 7
Bis Fälligkeit = %Systemdatum% + 14



6. Selektionskriterien festlegen
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Normalerweise werden beim Druck die Standard-Selektionskriterien verwendet, d.h. die Selektionskriterien,
die beim manuellen Aufruf des Programms ohne manuelle Änderung der Selektionsfelder verwendet werden.

Zusätzlich können individuelle Selektionskriterien für jede Versandvariante definiert werden.
So ist es z.B. möglich, eine Liste der offenen Aufträge über alle Vertreter an den Empfänger A,
eine Liste der offenen Aufträge des Vertreters 001 an den Empfänger B und eine Liste der offenen
Aufträge des Vertreters 002 an den Empfänger C zu senden.

Um die Selektionskriterien festzulegen, muss das Programm mit "S" an der letzten Stelle des
Programmsteuerzeichens aufgerufen werden (z.B. die Liste offene Aufträge muss mit PA2300/0100S
aufgerufen werden). Hierdurch stehen in der Aktionsabfrage und im Kontextpanel die neuen Funktionen
"Selektionsmerkmale laden (SWB 4.58)" und "Selektionsmerkmale speichern (SWB 4.58)" zur Verfügung.

Es müssen dann die gewünschten Selektionskriterien eingegeben werden und anschließend mit der
Funktion "Selektionsmerkmale speichern (SWB 4.58)" gespeichert werden. Hierbei muss die gewünschte
Einstellungsdatei ausgewählt werden, wobei alle möglichen Dateien mit Angabe des Kommentars in
einem Auswahlfenster angezeigt werden.

Beim nächsten automatisierter Mailversand der Liste werden dann die gespeicherten Selektionskriterien
verwendet.

Die Selektionskriterien werden in der programmspezifische Einstellungsdatei gespeichert
(in der Sektion [Selektionskriterien ...]) und dürfen nicht manuell geändert werden.

Mit der Funktionen "Selektionsmerkmale laden (SWB 4.58)" können gespeicherte Selektionskriterien
geladen und anschließend überprüft oder geändert werden.



7. Automatisierten Listendruck aufrufen
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Um den automatisierten Listendruck zu starten, muss das gewünschte Programm mit dem
Parameter "~SWB458_Vnnn" (nnn=Variantennummer) aufgerufen werden.

Beispiel:
PA2300/01000~SWB458_V1 : Variante 1 der Liste offene Aufträge (Programm PA2300/01000), hierbei
werden die in der Einstellungsdatei Swb458_PA2300_01000_V1.ini im
Mandantendatenpfad stehenden Einstellungen verwendet.

PA2300/01000~SWB458_V2 : Variante 2 der Liste offene Aufträge (Programm PA2300/01000), hierbei
werden die in der Einstellungsdatei Swb458_PA2300_01000_V2.ini im
Mandantendatenpfad stehenden Einstellungen verwendet.


Die Programme können periodisch z.B. mit Hilfe der Windows-Aufgabenplanung aufgerufen werden.
Nähere Informationen zu den hierbei anzugebenden Startparametern der Sage New Classic finden
Sie in der Sage New Classic-Hilfe unter dem Punkt "Startparameter der Sage New Classic".



8. Fehlerprotokoll
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Festgestellte Fehler werden in die Fehlerprotokolldatei "Swb458_Fehlerprotokoll.txt" im
Mandantendatenpfad eingetragen. Dies ist eine normale Textdatei, die mit einem beliebigen
Texteditor angezeigt werden kann.



9. Unterstützte Listen
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Der automatisierter Mailversand steht in folgenden Listen zur Verfügung.


9.1. Offene Aufträge (PA2300/01000)
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Für folgende Felder können spezielle Selektionen (s. Punkt 5) definiert werden:
· Von Datum
· Bis Datum

Beispiel:
[Spezielle Selektionen]
Von Datum = 01.01.2000
Bis Datum = 31.12.2049

Sind keine speziellen Selektionen definiert, werden die Standardwerte (01.01.1950 und 31.12.2049) verwendet.



9.2. Offene Aufträge nach Artikel (PA2300/02000)
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Für folgende Felder können spezielle Selektionen (s. Punkt 5) definiert werden:
· Feld "Datum" im Bereich "Von Liefertermin" (die Felder Kalenderwoche und Jahr werden automatisch errechnet)
· Feld "Datum" im Bereich "Bis Liefertermin" (die Felder Kalenderwoche und Jahr werden automatisch errechnet)

Beispiel:
[Spezielle Selektionen]
Von Lieferdatum = %Belegdatum% - 30
Bis Lieferdatum = %Belegdatum%

Sind keine speziellen Selektionen definiert, werden die Standardwerte (=Belegdatum) verwendet.



9.3. Offene Aufträge nach Kunden (PA2300/03000)
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Für folgende Felder können spezielle Selektionen (s. Punkt 5) definiert werden:
· Feld "Datum" im Bereich "Von Liefertermin" (die Felder Kalenderwoche und Jahr werden automatisch errechnet)
· Feld "Datum" im Bereich "Bis Liefertermin" (die Felder Kalenderwoche und Jahr werden automatisch errechnet)

Beispiel:
[Spezielle Selektionen]
Von Lieferdatum = %Belegdatum% - 30
Bis Lieferdatum = %Belegdatum%

Sind keine speziellen Selektionen definiert, werden die Standardwerte (=Belegdatum) verwendet.



9.4. Offene Aufträge nach Vertreter (PA2300/05000)
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Für folgende Felder können spezielle Selektionen (s. Punkt 5) definiert werden:
· Feld "Datum" im Bereich "Von Liefertermin" (die Felder Kalenderwoche und Jahr werden automatisch errechnet)
· Feld "Datum" im Bereich "Bis Liefertermin" (die Felder Kalenderwoche und Jahr werden automatisch errechnet)

Beispiel:
[Spezielle Selektionen]
Von Lieferdatum = %Belegdatum% - 30
Bis Lieferdatum = %Belegdatum%

Sind keine speziellen Selektionen definiert, werden die Standardwerte (=Belegdatum) verwendet.



9.5. Offene Aufträge nach Artikel und Liefertermin (PA2300/06000)
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Für folgende Felder können spezielle Selektionen (s. Punkt 5) definiert werden:
· Feld "Datum" im Bereich "Von Liefertermin" (die Felder Kalenderwoche und Jahr werden automatisch errechnet)
· Feld "Datum" im Bereich "Bis Liefertermin" (die Felder Kalenderwoche und Jahr werden automatisch errechnet)

Beispiel:
[Spezielle Selektionen]
Von Lieferdatum = %Belegdatum% - 30
Bis Lieferdatum = %Belegdatum%

Sind keine speziellen Selektionen definiert, werden die Standardwerte (=Belegdatum) verwendet.



9.6. OP-Liste Debitoren (EF3420/01000)
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Für folgende Felder können spezielle Selektionen (s. Punkt 5) definiert werden:
- Von Belegdatum
- Bis Belegdatum
- Von Fälligkeit
- Bis Fälligkeit

Beispiel:
[Spezielle Selektionen]
Von Belegdatum = 01.04.2014
Bis Belegdatum = %Belegdatum%
Von Fälligkeit = %Systemdatum% - 7
Bis Fälligkeit = %Systemdatum% + 14

Sind keine speziellen Selektionen definiert, werden die Standardwerte (01.01.1950 und 31.12.2049) verwendet.


Auch die im Fenster "Zusätzliche Optionen" eingebbaren Selektionskritierien können für jede
Versandvariante definiert werden. Hierzu stehen in der Aktionsabfrage und im Kontextpanel die
neuen Funktionen "Selektionsmerkmale laden (SWB 4.58)" und "Selektionsmerkmale speichern (SWB 4.58)"
zur Verfügung. Nähere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie unter Punkt 6.



9.7. Auftragsliste (PA2300/010A0)
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In dieser neuen Liste werden die vorhandenen Aufträge mit dem selektierten Auftragsdatum ausgewiesen.
Hiermit können z.B. die Auftragseingänge des aktuellen Tages oder der letzten Woche ausgewiesen werden.

Für folgende Felder können spezielle Selektionen (s. Punkt 5) definiert werden:
· Von Datum
· Bis Datum

Beispiel für Auftragseingänge des aktuellen Tages:
[Spezielle Selektionen]
Von Datum = %Belegdatum%
Bis Datum = %Belegdatum%

Beispiel für Auftragseingänge der letzten 7 Tage:
[Spezielle Selektionen]
Von Datum = %Belegdatum% - 7
Bis Datum = %Belegdatum%

Sind keine speziellen Selektionen definiert, werden die Standardwerte (=Belegdatum) verwendet.